Assistant Administratif (H/F)
Offre n° O978240326000003
Publiée le 26/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint paul Cedex
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
29/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
L’assistant administratif (H/F) accompagne le directeur/la directrice afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration avec lui/elle, il/elle est la personne de confiance qui organise,gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à l’organisation des activités de la Direction.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
Accueil et agenda
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, accueillir physiquement les rendez-vous
• Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
• Relever et transmettre les messages
• Organiser et gérer l’agenda (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…)
• Préparer, contrôler et suivre les dossiers en cours
Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation
• Réceptionner et trier le courrier pour présenter les informations essentielles Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir.
• Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par la direction et les chargés de missions (courriers, notes, documents pour diffusion)
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
• Rendre compte de l’avancement de son travail
• Rassembler, mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…)
• Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
• Alimenter et actualiser les tableaux de bord
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne/externe
• Gestion, vérification et mise à la signature des parapheurs
Traitement et suivi des dossiers spécifiques
• Solliciter les documents et fonds de dossiers pour la préparation des dossiers de réunions
• Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
• Saisir et mettre en forme des documents propres à l’activité de la direction et des services
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, accueillir physiquement les rendez-vous
• Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
• Relever et transmettre les messages
• Organiser et gérer l’agenda (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…)
• Préparer, contrôler et suivre les dossiers en cours
Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation
• Réceptionner et trier le courrier pour présenter les informations essentielles Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir.
• Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par la direction et les chargés de missions (courriers, notes, documents pour diffusion)
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
• Rendre compte de l’avancement de son travail
• Rassembler, mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…)
• Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
• Alimenter et actualiser les tableaux de bord
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne/externe
• Gestion, vérification et mise à la signature des parapheurs
Traitement et suivi des dossiers spécifiques
• Solliciter les documents et fonds de dossiers pour la préparation des dossiers de réunions
• Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
• Saisir et mettre en forme des documents propres à l’activité de la direction et des services
Profils recherchés
• Expérience dans le domaine de compétence
• Compétences rédactionnelles et informatiques (bureautique, multimédia, internet)
• Permis B
• Connaissances solides dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers
• Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
• Connaissance de la collectivité
• Technique de secrétariat
• Technique de prise de notes
• Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, …)
• Maîtrise des logiciels spécifiques
• Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
• Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
• Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
• Être capable de rédiger des notes, comptes rendus
• Capacité rédactionnelles
• Rigueur
• Sens de l’organisation
• Sens de la communication et du relationnel
• Faire preuve de diplomatie
• Réactivité, souplesse, disponibilité, diplomatie
• Sens de l’initiative
• Neutralité, objectivité, discrétion, ponctualité, assiduité
• Dynamisme
• Compétences rédactionnelles et informatiques (bureautique, multimédia, internet)
• Permis B
• Connaissances solides dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers
• Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
• Connaissance de la collectivité
• Technique de secrétariat
• Technique de prise de notes
• Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, …)
• Maîtrise des logiciels spécifiques
• Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
• Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
• Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
• Être capable de rédiger des notes, comptes rendus
• Capacité rédactionnelles
• Rigueur
• Sens de l’organisation
• Sens de la communication et du relationnel
• Faire preuve de diplomatie
• Réactivité, souplesse, disponibilité, diplomatie
• Sens de l’initiative
• Neutralité, objectivité, discrétion, ponctualité, assiduité
• Dynamisme
Contact
Contact
0262453755
Informations complémentaires
Merci d’adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire - par mail à service.recrutement@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 29/04/2024. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. Tout dossier incomplet ne sera pas traité.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.