Assistant administratif (H/F)
Offre n° O978240327000007
Publiée le 27/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint paul Cedex
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
28/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
L'assistant.e administratif.ve assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans le service, direction ou pôle souhaités. Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif du service.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
• Traitement et suivi administratif :
- Accueil téléphonique et physique du public
- Fournir les renseignements dans le domaine d‘activité de la cellule
• Préparer les dossiers spécifiques :
- Attestation d’accueil hébergement
- Demande d'autorisation d'ouverture temporaire d‘un débit de boissons
- Déclaration de manifestation sur la voie publique
- Demande autorisation Loto-quine
- Demande d’autorisation d‘organisation de loterie
- Attestation de changement de résidence
- Autorisation divers (baignade, manifestation culturelle, sportive etc...)
- Saisir divers type de bon commande
- Préparer, réactualiser, rédiger ou mettre en forme les documents émis dans le cadre des différentes autorisations administratives, AOT, arrêté manifestation sportive et culturelle, etc..)
- Mettre à la signature les différents documents liés à l’activité du service (courriers, documents, dossiers avec les différents services et partenaires ...)
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
• Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et le nombre de pièces afin d’alimenter les dossiers pour les différentes demandes
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l’activité du service (courrier, CERFA, autres...)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord
- Accueil téléphonique et physique du public
- Fournir les renseignements dans le domaine d‘activité de la cellule
• Préparer les dossiers spécifiques :
- Attestation d’accueil hébergement
- Demande d'autorisation d'ouverture temporaire d‘un débit de boissons
- Déclaration de manifestation sur la voie publique
- Demande autorisation Loto-quine
- Demande d’autorisation d‘organisation de loterie
- Attestation de changement de résidence
- Autorisation divers (baignade, manifestation culturelle, sportive etc...)
- Saisir divers type de bon commande
- Préparer, réactualiser, rédiger ou mettre en forme les documents émis dans le cadre des différentes autorisations administratives, AOT, arrêté manifestation sportive et culturelle, etc..)
- Mettre à la signature les différents documents liés à l’activité du service (courriers, documents, dossiers avec les différents services et partenaires ...)
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
• Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et le nombre de pièces afin d’alimenter les dossiers pour les différentes demandes
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l’activité du service (courrier, CERFA, autres...)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord
Profils recherchés
Expérience sur un poste similaire fortement appréciée.
- Avoir/être capable d'acquérir rapidement des notions dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers.
- Disposer des connaissances en matière de réglementations & procédures administratives
- Maîtriser son environnement professionnel et des informations sur les services
- Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
- Savoir construire et/ou mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques - Maîtriser des logiciels spécifiques à l’activité. des outils informatiques et bureautiques - - Savoir d’organiser et gérer les priorités
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondances
- Maîtriser des techniques de recherches documentaires
- Rigueur
- Sens de l’organisation
- Sens de la communication
- Bon relationnel
- Savoir faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Savoir travailler en équipe
- Amabilité
- Avoir/être capable d'acquérir rapidement des notions dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers.
- Disposer des connaissances en matière de réglementations & procédures administratives
- Maîtriser son environnement professionnel et des informations sur les services
- Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
- Savoir construire et/ou mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques - Maîtriser des logiciels spécifiques à l’activité. des outils informatiques et bureautiques - - Savoir d’organiser et gérer les priorités
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondances
- Maîtriser des techniques de recherches documentaires
- Rigueur
- Sens de l’organisation
- Sens de la communication
- Bon relationnel
- Savoir faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Savoir travailler en équipe
- Amabilité
Contact
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur Le Maire par mail à candidatures@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 28/04/2024. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours. TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.