Ce poste exige une expertise dans tous les aspects de la planification d’événements, de réunions et de conférences, dont la maîtrise des coûts, la recherche de lieux, la gestion des considérations logistiques relatives aux équipements et la configuration des salles ainsi qu’une maîtrise des usages protocolaires.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).

Organiser les cérémonies officielles en accord avec ses supérieurs hiérarchiques.
- Maîtriser parfaitement les usages protocolaires
- Préparer et coordonner les visites protocolaires et de tous les événements organisés par la Ville.
- Préparer et organiser avec les autres services les événements qui valorisent l’image de la collectivité : inaugurations, remise de médailles au personnel communal, soirée du personnel, etc...
- Animer un réseau de contacts dédiés à assurer la bonne évolution des évènements.
- Gérer et enrichir la base de données des personnalités en fonction des changements de poste
- Conseiller et accompagner le Maire sur l’ensemble des manifestations sur le territoire communal et si besoin sur d’autres lieux
- Organiser les évènements protocolaires avec les consulats et ambassades dans le respect de la langue, des règles et des usages du pays concerné
- Sélectionner et piloter les prestataires pour la réalisation de l'événement
- Suivre les approvisionnements et la logistique pour les denrées périssables et non périssables
Gérer tous les aspects de l’organisation d’un événement, en respectant des délais et des budgets stricts
- Assurer la conformité aux dispositions juridiques et aux réglementations en matière d’assurance et de sécurité
- Rechercher des ressources, effectuer des visites sur site et diriger des réunions préalables à l’événement selon les besoins
- Conseiller les organisateurs d’événements à prendre des décisions sur la conception de leur événement
- Faire valider et servir d’interface pour entre la hiérarchie et les différents porteurs d’événements sur le territoire de la Commune
- Suivre la planification, la conception et la production d’événements, en identifiant et en résolvant de manière proactive les difficultés opérationnelles
- Planifier et simplifier la gestion sur le plan logistique de tous les événements, notamment en ce qui concerne la préparation des lieux, ainsi que des aspects tels que les listes d’invités, les supports de présentation, la sécurité, la restauration, le divertissement, les transports, les équipements et la décoration.
Assurer le suivi des procédures administratives et financières du service : anticiper les demandes et réaliser le budget, veiller au respect des procédures financières, faire le lien avec les Ressources Humaines pour l’ensemble du personnel du service, veiller
- Faire respecter les règles de préséance dans les prises de parole et lors des placements protocolaires
- Savoir résoudre des problèmes, faire preuve de sang froid et de patience en cas d’imprévus, analyser le problème et élaborer des solutions sans perdre ses moyens
anticiper/gérer les cérémonies patriotiques ou les commémorations
- organiser les événements en fonction du calendrier prévu par la collectivité
- Être force de proposition pour la mise en œuvre de nouveaux événements en proposant des animations innovantes
- faire valider le planning et des manifestations programmées au cours du mois
- faire le lien avec les services Logistique, Sécurité et Police
-veiller à la bonne gestion des stocks de denrées périssables et non périssables
- veiller à passer les commandes nécessaires au bon déroulement des événements
- faire le lien avec les services porteurs d’événements et les conseillers dans la mise en œuvre de leur projet
- Participer ou initier des réunions techniques liées à l’organisation des événements se déroulant sur la commune
- Gérer l’arrivée des personnalités, les accueillir en fonction de leur grade et qualité
- Assurer le suivi administratif, financier et la gestion des agents du service
- Manager l’équipe et veiller au respect des horaires de travail/récupération pour garder une bonne continuité de service
Concevoir des événements spécifiques au territoire de la Commune
Conditions spécifiques : Le service est soumis à des horaires spécifiques et à une grande flexibilité
Moyens à disposition : Moyens bureautiques et de transport

Avoir au minimum bac+3/4 avec si possible une expérience dans le domaine de la communication et/ou du protocole et de l’organisation de l’événementiel
Avoir le permis B (obligatoire)
• Bonne connaissance des services de la collectivité
• Bonne connaissance des personnalités politiques, artistiques et représentants religieux
• Bon relationnel avec les autres services communaux et ceux des autres collectivités
• Savoir animer des réunions et piloter des projets
• Savoir organiser et concevoir des événementiels
• Savoir coordonner anticiper et gérer une organisation humaine et logistique
• Savoir élaborer et gérer un budget
Avoir une grande capacité d’adaptation et un sens de l’écoute proactif
- Souci de la qualité du service à rendre à l’usager
- Offrir un accueil particulier aux invités de la collectivité et répondre à leurs attentes le mieux possible
- Faire preuve de patience et de politesse et savoir garder son calme en toutes circonstances
• Rigueur et professionnalisme
• Sens du service public
• Sociabilité et dynamisme
• Travail en équipe
• Respect du devoir de réserve, discrétion professionnelle
• Organisation et autonomie
• Disponibilité
• Réactivité