Assistant administratif (H/F)
Offre n° O978240417001211
Publiée le 17/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint paul Cedex
Poste à pourvoir le
19/05/2024
Date limite de candidature
19/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous la supervision du responsable du service Nutrition, Production et Logistique, vous contribuez au suivi des commandes passées dans les logiciels métier : la mise à jour des coordonnées des fournisseurs, le suivi courriel et téléphonique auprès des fournisseurs pour la disponibilité des denrées. La mise à jour tarifaire et la duplication des dates de marchés en cours sur les denrées concernées. Le lancement des bons d’engagements de la commande et le rapprochement des factures d’achats.
- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
*Activités principales:
* Transmission et suivi du bon de réservation aux fournisseurs
• Validation des transmissions et enregistrement des confirmations fournisseurs.
• Validation de la fiche de transmission des bons de réservation Fusion, ainsi que la liste des bons à engager par thématique pour édition des engagements auprès du responsable du service.
• Gestion des ruptures fournisseurs avec le responsable du service
• Toutes modifications des bons de réservation et/ou des éventuelles commandes se font sous la supervision du responsable du service.
• Assurer la MAJ de la base de données fournisseurs
• Réalisation des bons de commandes et rapprochements des factures sous le logiciel métier. et coordonner la communication avec les fournisseurs sur les commandes
le cas échéant.
*Activités spécifiques:
• Classer et archiver les pièces administratives de la commande (listes des besoins hebdomadaires annexés des bons de réservations) par date.
* Transmission et suivi du bon de réservation aux fournisseurs
• Validation des transmissions et enregistrement des confirmations fournisseurs.
• Validation de la fiche de transmission des bons de réservation Fusion, ainsi que la liste des bons à engager par thématique pour édition des engagements auprès du responsable du service.
• Gestion des ruptures fournisseurs avec le responsable du service
• Toutes modifications des bons de réservation et/ou des éventuelles commandes se font sous la supervision du responsable du service.
• Assurer la MAJ de la base de données fournisseurs
• Réalisation des bons de commandes et rapprochements des factures sous le logiciel métier. et coordonner la communication avec les fournisseurs sur les commandes
le cas échéant.
*Activités spécifiques:
• Classer et archiver les pièces administratives de la commande (listes des besoins hebdomadaires annexés des bons de réservations) par date.
Profils recherchés
Savoir:
* Connaissances du fonctionnement d'un circuit de commande
* Connaissances des logiciels utilisés par le service (Fusion et Ciril)
* Connaissances des règles de déontologie du domaine d'activité
* Connaissance dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
* Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
* Connaissance de la collectivité et de son fonctionnement
*Connaissance des marchés publics
Savoir-faire:
• Etre capable de gérer la nomenclature des familles d’achat
• Etre capable de détecter des anomalies dans un dossier ou dans un processus
• Etre capable de vérifier, auprès des services concernés, la réception dans les délais, la qualité et la quantité des biens et services.
Savoir-être:
• Aisance relationnelle
• Adaptabilité
• Rigueur
• Discrétion professionnelle
• Maîtrise des outils bureautiques (Word,Excel)
• Sens du travail en équipe
• Réactivité
• Autonomie
* Connaissances du fonctionnement d'un circuit de commande
* Connaissances des logiciels utilisés par le service (Fusion et Ciril)
* Connaissances des règles de déontologie du domaine d'activité
* Connaissance dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
* Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
* Connaissance de la collectivité et de son fonctionnement
*Connaissance des marchés publics
Savoir-faire:
• Etre capable de gérer la nomenclature des familles d’achat
• Etre capable de détecter des anomalies dans un dossier ou dans un processus
• Etre capable de vérifier, auprès des services concernés, la réception dans les délais, la qualité et la quantité des biens et services.
Savoir-être:
• Aisance relationnelle
• Adaptabilité
• Rigueur
• Discrétion professionnelle
• Maîtrise des outils bureautiques (Word,Excel)
• Sens du travail en équipe
• Réactivité
• Autonomie
Contact
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire par mail à service.recrutement@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 19/05/2024. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.