Assistant Administratif (H/F)
Offre n° O978240503000688
Publiée le 03/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint paul Cedex
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
11/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
L’assistant administratif (H/F) assure l’accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans le service, direction ou pôle souhaités. Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d’activité du service et assure le suivi administratif du service.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-14 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
• Accueil téléphonique et physique
• Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
• Effectuer les relances téléphoniques
• Relever et transmettre les messages
• Traitement et suivi administratif
• Enregistrer le courrier départ/arrivée : ventiler, mettre sous enveloppe
• Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service
• Mettre à la signature
• Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
• Classer, archiver les documents
• Traitement et suivi des dossiers spécifiques
• Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
• Saisir et mettre en forme des documents propres à l’activité du service (certificats d’inscription,courriers restauration ,tableaux effectifs ,compte-rendus réunion ,notes de services …)
• Suivi administratif des personnels
• Tenir à jour les plannings de congés du service
• Transmettre pour validation hiérarchie et DRH
Suivi tableau des dérogations
- Suivi tableaux des effectifs scolaires
- Suivi des demandes en Toutes Petites Section (TPS)
- Suivi des enfants ayant des allergies ou troubles alimentaires
• Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
• Effectuer les relances téléphoniques
• Relever et transmettre les messages
• Traitement et suivi administratif
• Enregistrer le courrier départ/arrivée : ventiler, mettre sous enveloppe
• Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service
• Mettre à la signature
• Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
• Classer, archiver les documents
• Traitement et suivi des dossiers spécifiques
• Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
• Saisir et mettre en forme des documents propres à l’activité du service (certificats d’inscription,courriers restauration ,tableaux effectifs ,compte-rendus réunion ,notes de services …)
• Suivi administratif des personnels
• Tenir à jour les plannings de congés du service
• Transmettre pour validation hiérarchie et DRH
Suivi tableau des dérogations
- Suivi tableaux des effectifs scolaires
- Suivi des demandes en Toutes Petites Section (TPS)
- Suivi des enfants ayant des allergies ou troubles alimentaires
Profils recherchés
• Connaissance solides dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers
• Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
• Connaissance de la collectivité
• Technique de secrétariat
• Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, …)
• Maîtrise des logiciels spécifiques
• Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
• Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
• Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
• Capacité rédactionnelles
• Rigueur
• Sens de l’organisation
• Sens de la communication et du relationnel
• Faire preuve de diplomatie
• Respecter la confidentialité
• Réactivité
• Sens de l’initiative
• Polyvalent
• Dynamisme
• Motivation
• Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
• Connaissance de la collectivité
• Technique de secrétariat
• Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, …)
• Maîtrise des logiciels spécifiques
• Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
• Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
• Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
• Capacité rédactionnelles
• Rigueur
• Sens de l’organisation
• Sens de la communication et du relationnel
• Faire preuve de diplomatie
• Respecter la confidentialité
• Réactivité
• Sens de l’initiative
• Polyvalent
• Dynamisme
• Motivation
Contact
Contact
0262453755
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire par mail à service.recrutement@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 11/06/2024.
Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre.
Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative.
Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ
Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre.
Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative.
Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.