Sous la responsabilité du Directeur de la sécurité civile et de la surveillance des plages, l’assistant(e) de direction assiste le directeur dans l’exécution des différentes missions dévolues à la direction et assure le suivi des différentes tâches administratives qui lui sont confiées.

Il/Elle gère les dossiers qui lui sont attribués dans un objectif d’amélioration de la qualité de gestion des actes et documents administratifs. Il/Elle assure le suivi de certains dossiers spécifiques en étroite collaboration avec le directeur. Il/Elle joue un rôle d’interface et de facilitateur à l’intérieur de la direction et dans les relations avec les différents Pôles, Directions ou services de la Commune.

Il/Elle rédige des actes et des documents administratifs, en étroite coopération avec son Directeur sur la base des modèles validés et préétablis.


- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-14 du code général de la fonction publique).

* TRAITEMENT et SUIVI ADMINISTRATIF
- Accueil, réception et orientation des appels téléphoniques.
- Gestion des correspondances ou documents administratifs au sein de la direction.
- Enregistrement et diffusion des messages et des demandes d’intervention des usagers, des partenaires institutionnels ou des différents services.
- Assiste le directeur dans la gestion et le traitement des documents administratifs via les supports informatiques de la collectivité ( iparapheur, webdélib, doc flow, ciril).
- Transmission des informations au sein de la Direction ou des entités extérieures après les avoir recueillies, validées en étroite coopération avec le directeur.


* Activités spécifiques :
- Gestion de l’agenda du directeur.
- Classement et archivage des documents importants
- Préparation, enregistrement, ventilation des bons de commandes et des factures
- Transmettre des informations nécessaires au sein de la Direction ou des entités extérieurs après les avoir recueillies, validées en étroite coopération avec le directeur
- Exploitation des outils informatiques dans une démarche de présentation, et d’aide à la décision
- Préparer et suivre les dossiers de la direction : vérifier la conformité des pièces
- Saisir et mettre en forme les documents propres à l’activité du secrétariat de la direction ( Bons de commande, ordres de service, PV de travaux ou de réunions…)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord du secrétariat
- Suivre les bilans d’activités des services de la direction en collaboration avec le directeur
- Assurer le suivi des congés des agents ( astreintes, HS, récupérations…)
- Transmettre pour validation hiérarchique et DRH
- Eventuelle mobilisation pour des tâches de secrétariat dans le cadre du dispositif Orsec ou de gestion de crise

Niveau BAC
- Connaissance générale de l’environnement communal, de son fonctionnement et de son organisation administrative
- Etre capable d’acquérir rapidement des notions dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers.
- Disposer des connaissances en matière de règles et procédures administratives du service

* COMPETENCES TECHNIQUES
- Etre capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Maîtriser son environnement professionnel et les informations sur les services
- Etre capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
- Savoir construire et/ou mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Maîtriser les logiciels spécifiques à l’activité, les outils informatiques et bureautiques
- Savoir organiser et gérer les priorités
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondances
- Gérer les situations de stress
- Maîtrise des techniques de recherches documentaires
- Maitrise des outils bureautiques/informatiques de planification, d’évaluation et de conduite de projet.

* APTITUDES / COMPETENCES RELATIONNELLES
- Posséder des capacités de rigueur et le sens de l’organisation
- Avoir le sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Savoir travailler en équipe
- Accueillir le public avec amabilité
- Bonnes capacités rédactionnelles dans la conception des documents (rapports, actes administratifs : arrêtés, décisions….)
- Bonnes capacités d’élocution
- Savoir travailler en équipe
- Sens de l’organisation
- Etre capable d’organiser son travail en fonction des objectifs assignés, des contraintes et de pouvoir rendre compte aux autorités hiérarchiques.
- Etre capable de réagir efficacement en situation de crise et échanger avec différents acteurs, tout en assurant la gestion de plusieurs taches simultanément (internes et/ou externes)
- Rigueur
- Diplomatie, neutralité.
- Ouverture d’esprit
- Capacités d’adaptation
- Autonomie
- Grande discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité
- Sens du relationnel
- Sens de l’organisation
- Sens de l’écoute
- Force de proposition
- Etre Facilitateur
- savoir diffuser l’information
- Disponibilité, souplesse
- Bonne élocution
- Capacité à travailler dans un cadre hiérarchique en étroite coopération avec le directeur de la sécurité civile et de la surveillance des plages.
- Capacité à travailler (dans le respect de ses missions) avec les différents responsables de service de la direction et avec les autres Pôles ou Directions de la collectivité.