Assistant(e) administratif(ve) (h/f)
Offre n° O978250416000013
Publiée le 17/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 51015, Saint-Paul (La Réunion)
Poste à pourvoir le
01/06/2025
Date limite de candidature
18/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité directe du Responsable de Bassin de vie, l’agent aura en charge le suivi de la gestion administrative du bassin de vie en lien avec lui.
Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
*Activités principales
• Accueil physique et téléphonique du Bassin de vie
- Accueil physique et téléphonique du public
- Accueil physique et téléphonique des agents et services
- Accueil physique et téléphonique des partenaires et prestataires
• Intervention des équipes du Bassin de vie
- Instruire et suivre le tableau de suivi des interventions transmises aux équipes du bassin de vie pour traitement
- Centraliser les plannings d’interventions des équipes du bassin de vie (prévisionnel et réalisé)
- Faire remonter les éléments de réponse à apporter aux demandeurs au niveau de la zone (mails, téléphone, courriers)
• Logistique du bassin de vie
- Alimenter et mettre à jour le tableau de suivi des demandes des équipes mis en place par la zone pour le bassin en vie concernant l’approvisionnement en matériels (petits matériels et matériels thermiques), en consommable, en EPI et fournitures en lien avec le service EEP
- Saisie des demandes sous Atal pour validation de la zone
- Alimenter et mettre à jour le tableau de suivi des inventaires trimestriels des gros matériels mis en place par la zone pour le bassin de vie
- Alimenter et mettre à jour le tableau de suivi des véhicules mis en place par la zone pour les véhicules mis à la disposition, immobilisés ou en cours de réparation du bassin de vie (attestations d’assurance, constats amiables, charte du bon conducteur, suivi administratif des sinistres, …)
- Alimenter et mettre à jour le tableau de suivi mensuel des consommations en carburant mis en place par la zone pour les matériels thermiques et véhicules
• Gestion des Ressources Humaines
- Remplir, faire signer et transmettre les fiches de pointage hebdomadaires des agents
- Remplir, faire signer et transmettre les fiches de pointage mensuelles des agents
- Réaliser et faire signer les fiches d’heures supplémentaires, d’astreinte et d’heures complémentaires des agents, les transmettre à la zone pour validation, vérification et analyse
- Saisir les demandes de congés annuels, RTT, CET des agents sous Ciril (après validation du Coordonnateur de Bassin de vie et du chef d’équipe)
- Faire remonter à la zone les demandes de formation des agents
- Transmettre les arrêts et accidents de travail auprès de la zone
- Remplir et suivre les formulaires de TIG, stagiaires et apprentis pour transmission à la zone
• Gestion administrative
- Réaliser l’archivage et le classement des documents relatifs au Bassin de vie
- Transmettre les documents de la collectivité au Coordonnateur de bassin de vie concernant le service (notes internes, procédures de travail, …) pour diffusion des informations aux équipes
• Gestion financière
- Réceptionner les bons de commande relatifs au bassin de vie pour que le Responsable de BV suive les prestations
- Transmettre les PV de réception relatifs au service fait des prestataires après visite des sites par le Coordonnateur Bassin de vie avec l’entreprise, à la zone
• Accueil physique et téléphonique du Bassin de vie
- Accueil physique et téléphonique du public
- Accueil physique et téléphonique des agents et services
- Accueil physique et téléphonique des partenaires et prestataires
• Intervention des équipes du Bassin de vie
- Instruire et suivre le tableau de suivi des interventions transmises aux équipes du bassin de vie pour traitement
- Centraliser les plannings d’interventions des équipes du bassin de vie (prévisionnel et réalisé)
- Faire remonter les éléments de réponse à apporter aux demandeurs au niveau de la zone (mails, téléphone, courriers)
• Logistique du bassin de vie
- Alimenter et mettre à jour le tableau de suivi des demandes des équipes mis en place par la zone pour le bassin en vie concernant l’approvisionnement en matériels (petits matériels et matériels thermiques), en consommable, en EPI et fournitures en lien avec le service EEP
- Saisie des demandes sous Atal pour validation de la zone
- Alimenter et mettre à jour le tableau de suivi des inventaires trimestriels des gros matériels mis en place par la zone pour le bassin de vie
- Alimenter et mettre à jour le tableau de suivi des véhicules mis en place par la zone pour les véhicules mis à la disposition, immobilisés ou en cours de réparation du bassin de vie (attestations d’assurance, constats amiables, charte du bon conducteur, suivi administratif des sinistres, …)
- Alimenter et mettre à jour le tableau de suivi mensuel des consommations en carburant mis en place par la zone pour les matériels thermiques et véhicules
• Gestion des Ressources Humaines
- Remplir, faire signer et transmettre les fiches de pointage hebdomadaires des agents
- Remplir, faire signer et transmettre les fiches de pointage mensuelles des agents
- Réaliser et faire signer les fiches d’heures supplémentaires, d’astreinte et d’heures complémentaires des agents, les transmettre à la zone pour validation, vérification et analyse
- Saisir les demandes de congés annuels, RTT, CET des agents sous Ciril (après validation du Coordonnateur de Bassin de vie et du chef d’équipe)
- Faire remonter à la zone les demandes de formation des agents
- Transmettre les arrêts et accidents de travail auprès de la zone
- Remplir et suivre les formulaires de TIG, stagiaires et apprentis pour transmission à la zone
• Gestion administrative
- Réaliser l’archivage et le classement des documents relatifs au Bassin de vie
- Transmettre les documents de la collectivité au Coordonnateur de bassin de vie concernant le service (notes internes, procédures de travail, …) pour diffusion des informations aux équipes
• Gestion financière
- Réceptionner les bons de commande relatifs au bassin de vie pour que le Responsable de BV suive les prestations
- Transmettre les PV de réception relatifs au service fait des prestataires après visite des sites par le Coordonnateur Bassin de vie avec l’entreprise, à la zone
Profils recherchés
*Formations et qualifications obligatoires
- Formation sur les outils Bureautique
- Formation sur l’accueil physique et téléphonique
- Compétences rédactionnelles
*Savoir
- Connaissance de l’environnement professionnel de la collectivité
- Connaissance générales sur les règles d’hygiène et de sécurité
- Connaissance sur le processus décisionnel et les procédures administratives de la collectivité
- Connaissance de base de gestion administrative
*Savoir-faire
- Être capable de travailler en partenariat avec les membres de l’équipe
- Être capable de gérer plusieurs tâches et actions en même temps
- Être capable de gérer des tâches dans l’urgence
*Savoir-être
- Bonnes qualités relationnelles
- Sens de l’organisation
- Respect de la hiérarchie
- Polyvalence des tâches et actions
- Ponctualité
- Bonne tenue
- Formation sur les outils Bureautique
- Formation sur l’accueil physique et téléphonique
- Compétences rédactionnelles
*Savoir
- Connaissance de l’environnement professionnel de la collectivité
- Connaissance générales sur les règles d’hygiène et de sécurité
- Connaissance sur le processus décisionnel et les procédures administratives de la collectivité
- Connaissance de base de gestion administrative
*Savoir-faire
- Être capable de travailler en partenariat avec les membres de l’équipe
- Être capable de gérer plusieurs tâches et actions en même temps
- Être capable de gérer des tâches dans l’urgence
*Savoir-être
- Bonnes qualités relationnelles
- Sens de l’organisation
- Respect de la hiérarchie
- Polyvalence des tâches et actions
- Ponctualité
- Bonne tenue
Contact et modalités de candidature
Contact
service.recrutement@mairie-saintpaul.fr
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire par mail à service.recrutement@mairie-saintpaul.fr au plus tard le 18/05/2025. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ.
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT PAUL
>CS 51015
97864 Saint-Paul Cedex
>CS 51015
97864 Saint-Paul Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.