Assistant(e) administratif(ve) (h/f)
Offre n° O978260127000002
Publiée le 29/01/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 51015, Saint-Paul (La Réunion (974))
Poste à pourvoir le
01/05/2026
Date limite de candidature
03/03/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L’assistant(e) administratif(ve) est le premier interlocuteur du service. Il/Elle assure l’accueil, réceptionne et oriente les administrés et les différents partenaires vers le service, la direction ou le pôle souhaités. Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d’activité du service et assure le suivi administratif du service.
- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique)
- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique)
Missions / conditions d'exercice
Activités principales:
*Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner le public et les appels : identifier les besoins des interlocuteurs, informer, orienter et renseigner les correspondants,
- Organiser l’agenda du service (prise de rendez vous, organisation et suivi des réunions),
- Échanges d’information avec la direction et le pôle,
- Effectuer les relances téléphoniques,
- Relever, transmettre les messages, et relancer les collaborateurs,
- Faire et assurer le suivi des demandes d’intervention.
*Traitement et suivi administratif
- Traitement et suivi du courrier dans le logiciel MAARCH,
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion, ..),
- Suivi du rapport d’activité hebdomadaire de la cellule secrétariat,
- Suivi de signature des documents en lien avec le Cabinet du Maire,
- Vérifier les parapheurs et assurer leur suivi,
- Trier , classer et archiver les documents en format papier et numérique,
- Reprographier.
*Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques devant être mis à la signature de l’autorité (CRAC, conventions, CCTP) : vérifier la conformité et le nombre de pièces et assurer la notification des documents,
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l’activité du service,
- Proposer, alimenter et actualiser les tableaux de bord,
- OPEN ADS : téléchargement et mise à disposition des dossiers pour les chargés d’opération, recueil et suivi des avis, émission des avis en direct après validation du responsable SAO-PL,
- DCM : Suivi des décisions présentées en CM, signature des pièces annexes et notification des décisions,
- Mission de suivi LTS en binôme (consultation des entreprises pour les diagnostics pré-vente / visite de terrains / suivi financier avec la Trésorerie Municipale),
Activités spécifiques:
- Mission d’assistance administrative auprès du DALH,
- Gestion des archives numérique et papier des dossiers du service en vue d’un déménagement physique des bureaux à moyen terme.
*Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner le public et les appels : identifier les besoins des interlocuteurs, informer, orienter et renseigner les correspondants,
- Organiser l’agenda du service (prise de rendez vous, organisation et suivi des réunions),
- Échanges d’information avec la direction et le pôle,
- Effectuer les relances téléphoniques,
- Relever, transmettre les messages, et relancer les collaborateurs,
- Faire et assurer le suivi des demandes d’intervention.
*Traitement et suivi administratif
- Traitement et suivi du courrier dans le logiciel MAARCH,
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion, ..),
- Suivi du rapport d’activité hebdomadaire de la cellule secrétariat,
- Suivi de signature des documents en lien avec le Cabinet du Maire,
- Vérifier les parapheurs et assurer leur suivi,
- Trier , classer et archiver les documents en format papier et numérique,
- Reprographier.
*Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques devant être mis à la signature de l’autorité (CRAC, conventions, CCTP) : vérifier la conformité et le nombre de pièces et assurer la notification des documents,
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l’activité du service,
- Proposer, alimenter et actualiser les tableaux de bord,
- OPEN ADS : téléchargement et mise à disposition des dossiers pour les chargés d’opération, recueil et suivi des avis, émission des avis en direct après validation du responsable SAO-PL,
- DCM : Suivi des décisions présentées en CM, signature des pièces annexes et notification des décisions,
- Mission de suivi LTS en binôme (consultation des entreprises pour les diagnostics pré-vente / visite de terrains / suivi financier avec la Trésorerie Municipale),
Activités spécifiques:
- Mission d’assistance administrative auprès du DALH,
- Gestion des archives numérique et papier des dossiers du service en vue d’un déménagement physique des bureaux à moyen terme.
Profils recherchés
Savoir:
- Connaissance solides dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers,
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service,
- Connaissance de la collectivité,
- Technique de secrétariat,
- Technique de prise de notes,
- Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, …),
- Maîtrise des logiciels spécifiques (OPEN ADS, WEBDELIB, MAARCH, ..).
Savoir faire:
- Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité,
- Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative,
- Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques,
- Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus.
Savoir être:
- Esprit d’équipe,
- Polyvalence,
- Dynamisme,
- Motivation,
- Sens de la communication et du relationnel,
- Faire preuve de diplomatie, d’écoute active et être en mesure de gérer les conflits,
- Respecter la confidentialité,
- Capacité rédactionnelles,
- Rigueur,
- Sens de l’organisation,
- Réactivité,
- Sens de l’initiative.
- Connaissance solides dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers,
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service,
- Connaissance de la collectivité,
- Technique de secrétariat,
- Technique de prise de notes,
- Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, …),
- Maîtrise des logiciels spécifiques (OPEN ADS, WEBDELIB, MAARCH, ..).
Savoir faire:
- Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité,
- Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative,
- Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques,
- Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus.
Savoir être:
- Esprit d’équipe,
- Polyvalence,
- Dynamisme,
- Motivation,
- Sens de la communication et du relationnel,
- Faire preuve de diplomatie, d’écoute active et être en mesure de gérer les conflits,
- Respecter la confidentialité,
- Capacité rédactionnelles,
- Rigueur,
- Sens de l’organisation,
- Réactivité,
- Sens de l’initiative.
Contact et modalités de candidature
Contact
0262 45 96 89
Informations complémentaires
Merci d’adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire au plus tard le 03/03/2026. Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative. Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITÉ.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.