Assistant administratif de direction (h/f)
Offre n° O978260203000711
Publiée le 05/02/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 51015, Saint-Paul (La Réunion (974))
Poste à pourvoir le
01/04/2026
Date limite de candidature
07/03/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L’assistant.e de direction accompagne le directeur afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration avec lui, elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder. À cette fin, elle travaille en étroite relation avec l’ensemble des responsables de la Lecture Publique, des services de la Ville
et des partenaires. Elle assure également une collaboration quotidienne étroite avec l’assistante administrative de la direction au travers d’un fonctionnement en binôme.
Temps complet : 35H00 (recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
et des partenaires. Elle assure également une collaboration quotidienne étroite avec l’assistante administrative de la direction au travers d’un fonctionnement en binôme.
Temps complet : 35H00 (recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
*Activités principales
➢ Gestion de l’accueil, de l’agenda et de la messagerie
− Réceptionner/filtrer les appels téléphoniques, prendre/transmettre les messages, accueillir physiquement les rendez-vous
− Gérer l’agenda de la direction (rendez-vous, réunions, congés, absences, véhicules, lien avec l’agenda du PCS…)
− Anticiper, préparer et organiser la logistique des réunions, réserver et aménager les salles
− Rédiger et transmettre les invitations aux évènements, réunions et rendez-vous professionnels
− Gérer la messagerie du réseau des médiathèques : répondre, transmettre, suivre les messages
➢ Gestion et suivi des dossiers transversaux,
− Préparer, contrôler et suivre des dossiers en cours au niveau de la direction et des responsables
− Assurer la gestion et le suivi des dossiers de subvention
− Assurer le suivi des courriers transmis aux écoles, crèches et groupes
− Faire le lien avec les responsables de la direction et les services de la Ville pour la gestion des dossiers
➢ Gestion administrative, financière, RH
− Rédiger, transformer, modifier, adapter, transmettre des courriers et documents administratifs (mail et papier)
− Réceptionner, trier et suivre le courrier, présenter les informations essentielles
− Assister aux réunions, rédiger, diffuser et archiver les comptes rendus
− Organiser le tri et l’archivage raisonné des documents importants, notamment dans les dossiers collaboratifs
− Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
− Rendre compte quotidiennement de l’avancement de son travail
− Rassembler, mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…)
− Assurer le suivi des factures, le suivi et l’édition de bons de commandes, suivi des bons de livraison...
− Faire le lien avec les entreprises, partenaires, fournisseurs, prestataires
− Assurer la gestion et le suivi des parapheurs
− Assurer la gestion et le suivi des contrats/recrutements en lien avec les RH et la plateforme NextCloud
− Assurer la gestion et le suivi des congés et des formations des responsables (tableau spécifique + agenda messagerie)
− Assurer la gestion, le suivi et la transmission des états de présence du personnel
− Assurer la gestion, le suivi et la transmission des formulaires d’heures supplémentaires, congés, formations…
− Assurer la gestion et le suivi des applications et outils métiers : Maarch, Iparapheur, Webdelib, e-Atal, CinDoc/DocFlow, CirilCongés et Ciril-Finances, dossiers collaboratifs transversaux (Conseil Municipal…)
− Rédiger des supports de communication (notes, courriers, rapports, comptes rendus, affiches…)
*Activités spécifiques
− Déplacements occasionnels sur le réseau de lecture publique et dans les services de la collectivité
− Déplacements occasionnels sur le territoire et hors du territoire, et auprès des partenaires
− Travail ponctuel en dehors des horaires de travail (présence souhaitée sur des réunions spécifiques)
➢ Gestion de l’accueil, de l’agenda et de la messagerie
− Réceptionner/filtrer les appels téléphoniques, prendre/transmettre les messages, accueillir physiquement les rendez-vous
− Gérer l’agenda de la direction (rendez-vous, réunions, congés, absences, véhicules, lien avec l’agenda du PCS…)
− Anticiper, préparer et organiser la logistique des réunions, réserver et aménager les salles
− Rédiger et transmettre les invitations aux évènements, réunions et rendez-vous professionnels
− Gérer la messagerie du réseau des médiathèques : répondre, transmettre, suivre les messages
➢ Gestion et suivi des dossiers transversaux,
− Préparer, contrôler et suivre des dossiers en cours au niveau de la direction et des responsables
− Assurer la gestion et le suivi des dossiers de subvention
− Assurer le suivi des courriers transmis aux écoles, crèches et groupes
− Faire le lien avec les responsables de la direction et les services de la Ville pour la gestion des dossiers
➢ Gestion administrative, financière, RH
− Rédiger, transformer, modifier, adapter, transmettre des courriers et documents administratifs (mail et papier)
− Réceptionner, trier et suivre le courrier, présenter les informations essentielles
− Assister aux réunions, rédiger, diffuser et archiver les comptes rendus
− Organiser le tri et l’archivage raisonné des documents importants, notamment dans les dossiers collaboratifs
− Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
− Rendre compte quotidiennement de l’avancement de son travail
− Rassembler, mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…)
− Assurer le suivi des factures, le suivi et l’édition de bons de commandes, suivi des bons de livraison...
− Faire le lien avec les entreprises, partenaires, fournisseurs, prestataires
− Assurer la gestion et le suivi des parapheurs
− Assurer la gestion et le suivi des contrats/recrutements en lien avec les RH et la plateforme NextCloud
− Assurer la gestion et le suivi des congés et des formations des responsables (tableau spécifique + agenda messagerie)
− Assurer la gestion, le suivi et la transmission des états de présence du personnel
− Assurer la gestion, le suivi et la transmission des formulaires d’heures supplémentaires, congés, formations…
− Assurer la gestion et le suivi des applications et outils métiers : Maarch, Iparapheur, Webdelib, e-Atal, CinDoc/DocFlow, CirilCongés et Ciril-Finances, dossiers collaboratifs transversaux (Conseil Municipal…)
− Rédiger des supports de communication (notes, courriers, rapports, comptes rendus, affiches…)
*Activités spécifiques
− Déplacements occasionnels sur le réseau de lecture publique et dans les services de la collectivité
− Déplacements occasionnels sur le territoire et hors du territoire, et auprès des partenaires
− Travail ponctuel en dehors des horaires de travail (présence souhaitée sur des réunions spécifiques)
Profils recherchés
*Formations et qualifications demandées
-- BEP-CAP ou équivalent
-- Expérience sur un poste similaire souhaitée
− Expérience dans le domaine de compétence
− Compétences rédactionnelles et informatiques (bureautique, multimédia, internet)
− Permis B
*Savoir
− Connaissance dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers
− Connaissance en matière de règles et procédures administratives
− Connaissance de l’environnement territorial des collectivités publiques
− Technique de secrétariat et de prise de notes
− Maîtrise de l’outil informatique, des suites bureautiques, des outils multimédias et internet
*Savoir-faire
− Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
− Appliquer les principes de rédaction et de communication administratives
− Construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
− Rédiger des PV, notes, courriers, comptes rendus…
*Savoir-être
− Rigueur, sens de l’organisation, esprit d’initiative et d’anticipation
− Sens de la communication et du relationnel, confidentialité, réserve, respect de la hiérarchie
− Réactivité, adaptabilité, souplesse, disponibilité, diplomatie
− Polyvalence, dynamisme, motivation, culture générale
− Neutralité, objectivité, discrétion, ponctualité, assiduité
-- BEP-CAP ou équivalent
-- Expérience sur un poste similaire souhaitée
− Expérience dans le domaine de compétence
− Compétences rédactionnelles et informatiques (bureautique, multimédia, internet)
− Permis B
*Savoir
− Connaissance dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers
− Connaissance en matière de règles et procédures administratives
− Connaissance de l’environnement territorial des collectivités publiques
− Technique de secrétariat et de prise de notes
− Maîtrise de l’outil informatique, des suites bureautiques, des outils multimédias et internet
*Savoir-faire
− Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
− Appliquer les principes de rédaction et de communication administratives
− Construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
− Rédiger des PV, notes, courriers, comptes rendus…
*Savoir-être
− Rigueur, sens de l’organisation, esprit d’initiative et d’anticipation
− Sens de la communication et du relationnel, confidentialité, réserve, respect de la hiérarchie
− Réactivité, adaptabilité, souplesse, disponibilité, diplomatie
− Polyvalence, dynamisme, motivation, culture générale
− Neutralité, objectivité, discrétion, ponctualité, assiduité
Contact et modalités de candidature
Contact
0262459041
Informations complémentaires
Merci de joindre à votre candidature : lettre de candidature, C.V. et diplômes à Monsieur Le Maire, au plus tard le 07/03/2026 via le lien de publication.
Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative.
Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE
Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative.
Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.