Assistant(e) administratif(ve) (H/F)
Offre n° O978260522000319
Publiée le 22/05/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 51015, Saint-Paul (La Réunion (974))
Poste à pourvoir le
15/07/2026
Date limite de candidature
29/06/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Il/Elle est chargé d’assurer le suivi administratif et financier des marchés publics ainsi que la gestion des relations avec les fournisseurs et prestataires. L’agent participe aux consultations simples des entreprises, au suivi des marchés en cours, à la préparation et au traitement des courriers administratifs, ainsi qu’à la mise à jour des outils de suivi.
Il/Elle assure également des missions de secrétariat et d’assistance administrative : accueil téléphonique, gestion des parapheurs, classement et archivage des documents, rédaction et mise en forme de courriers. Le poste nécessite une bonne organisation, de la rigueur et une capacité à travailler en transversalité avec l’ensemble des services de la collectivité.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou
contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique)
Il/Elle assure également des missions de secrétariat et d’assistance administrative : accueil téléphonique, gestion des parapheurs, classement et archivage des documents, rédaction et mise en forme de courriers. Le poste nécessite une bonne organisation, de la rigueur et une capacité à travailler en transversalité avec l’ensemble des services de la collectivité.
Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou
contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique)
Missions / conditions d'exercice
- Information, communication interne et externe
- Relation avec les fournisseurs, consultation simple des entreprises
- Suivi administratif et financier des marchés
- Evaluation des marchés
- Traitement administratif des courriers externes du service
- Secrétariat du Service Achats et Optimisation
- Classement
- Tenue de recueil de FT/FDS
Information, communication interne et externe
- Recevoir et traiter les appels téléphoniques internes ou externes ;
- Communiquer en transversalité avec l’ensemble des services de la collectivité ;
- Renseigner les fournisseurs et les prestataires ;
- Participer à des réunion internes relatives à des projets impliquant le service et prise de notes ;
- Veiller à la qualité de l’accueil et de l’information vis-à-vis notamment des agents, usagers et des opérateurs économiques
Relation avec les fournisseurs, consultation simple des entreprises
- Effectuer des consultations simples (MAPA 1) ;
- Finaliser le tableau d’analyse des offres ;
- Préparer les courriers pour les candidats non retenus ;
- Alerter en cas d’anomalies.
Suivi administratif et financiers des marchés
- Mettre à jour le tableau de suivi des marchés gérés par la
Cellule administrative et Marchés ;
- Gérer les courriers de renouvellement des marchés ;
- Gérer les courriers de révision et d’ajustement des marchés ;
- Demander et suivre la transmission des pièces administratives des titulaires en application des articles L.8121–3 et D.8222-5 du code du travail ;
- Gérer les courriers sur le logiciel MAARCH COURRIER ;
- Gérer les recommandés sur l’application MAILEVA (quand l’application métier sera mise en œuvre) ;
- Suivre les consommations des consommations sur les marchés en cours, notamment dans le cadre de l’analyse des consommations avant la relance des marchés ;
- Gérer les parapheurs des parapheurs.
Evaluation des marchés
- Suivi des fiches d’évaluation transmises par les services ;
- Suivi des alertes transmises par les services.
Traitement administratif des courriers externes du service
- Rédaction et mise en forme des courriers externes
Secrétariat du Service achats et Optimisation
- Rédaction et mise en forme de courriers ;
- Gestion des parapheurs.
Classement
- Classement des documents inhérents aux marchés.
Tenue de recueil de FT/FDS (application de l’article R4412-38 du Code du travail)
- Mise en place et mise à jour de 2 recueils dématérialisés de fiches techniques (FT) et de fiches de données de sécurité (FDS) des produits chimiques sur le réseau à l’attention des services communaux :
- Produits répertoriés dans les bordereaux des prix unitaires des marchés suivis par le Service Achats et Optimisation ;
- Produits d’entretien et articles ménagers commandés par le Service à l’attention des établissements scolaires et ceux délivrés par le Service Magasin CTM (Cellule Magasins) à l’ensemble des autres services communaux ;
- Information des services communaux ;
- Relance des titulaires des marchés ;
- Veille.
- Relation avec les fournisseurs, consultation simple des entreprises
- Suivi administratif et financier des marchés
- Evaluation des marchés
- Traitement administratif des courriers externes du service
- Secrétariat du Service Achats et Optimisation
- Classement
- Tenue de recueil de FT/FDS
Information, communication interne et externe
- Recevoir et traiter les appels téléphoniques internes ou externes ;
- Communiquer en transversalité avec l’ensemble des services de la collectivité ;
- Renseigner les fournisseurs et les prestataires ;
- Participer à des réunion internes relatives à des projets impliquant le service et prise de notes ;
- Veiller à la qualité de l’accueil et de l’information vis-à-vis notamment des agents, usagers et des opérateurs économiques
Relation avec les fournisseurs, consultation simple des entreprises
- Effectuer des consultations simples (MAPA 1) ;
- Finaliser le tableau d’analyse des offres ;
- Préparer les courriers pour les candidats non retenus ;
- Alerter en cas d’anomalies.
Suivi administratif et financiers des marchés
- Mettre à jour le tableau de suivi des marchés gérés par la
Cellule administrative et Marchés ;
- Gérer les courriers de renouvellement des marchés ;
- Gérer les courriers de révision et d’ajustement des marchés ;
- Demander et suivre la transmission des pièces administratives des titulaires en application des articles L.8121–3 et D.8222-5 du code du travail ;
- Gérer les courriers sur le logiciel MAARCH COURRIER ;
- Gérer les recommandés sur l’application MAILEVA (quand l’application métier sera mise en œuvre) ;
- Suivre les consommations des consommations sur les marchés en cours, notamment dans le cadre de l’analyse des consommations avant la relance des marchés ;
- Gérer les parapheurs des parapheurs.
Evaluation des marchés
- Suivi des fiches d’évaluation transmises par les services ;
- Suivi des alertes transmises par les services.
Traitement administratif des courriers externes du service
- Rédaction et mise en forme des courriers externes
Secrétariat du Service achats et Optimisation
- Rédaction et mise en forme de courriers ;
- Gestion des parapheurs.
Classement
- Classement des documents inhérents aux marchés.
Tenue de recueil de FT/FDS (application de l’article R4412-38 du Code du travail)
- Mise en place et mise à jour de 2 recueils dématérialisés de fiches techniques (FT) et de fiches de données de sécurité (FDS) des produits chimiques sur le réseau à l’attention des services communaux :
- Produits répertoriés dans les bordereaux des prix unitaires des marchés suivis par le Service Achats et Optimisation ;
- Produits d’entretien et articles ménagers commandés par le Service à l’attention des établissements scolaires et ceux délivrés par le Service Magasin CTM (Cellule Magasins) à l’ensemble des autres services communaux ;
- Information des services communaux ;
- Relance des titulaires des marchés ;
- Veille.
Profils recherchés
- CAP ou BEP souhaité
-Expériences sur un poste similaire
- Avoir une bonne connaissance de l’environnement territorial
- Avoir une bonne connaissance des localisations des services
- Avoir de solides notions en matière de réglementation des procédures des marchés simplifiés
- Être capable d’appliquer les procédures d’achats
- Maîtriser les fonctionnalités des tableurs et logiciels de rédaction (Word, open documents, Excel, etc.)
- Maîtriser les fonctionnalités du logiciel MAARCH COURRIER et de l’application MAILEVA
- Connaître l’environnement de CIVIL NET Finances
- Discrétion professionnelle
- Rigueur et méthode
- Être diplomate
- Se rendre disponible et à l’écoute des collègues, des élus et des prestataires
- Savoir formuler simplement des informations appartenant à un domaine spécialisé
- Sens de la hiérarchie
-Expériences sur un poste similaire
- Avoir une bonne connaissance de l’environnement territorial
- Avoir une bonne connaissance des localisations des services
- Avoir de solides notions en matière de réglementation des procédures des marchés simplifiés
- Être capable d’appliquer les procédures d’achats
- Maîtriser les fonctionnalités des tableurs et logiciels de rédaction (Word, open documents, Excel, etc.)
- Maîtriser les fonctionnalités du logiciel MAARCH COURRIER et de l’application MAILEVA
- Connaître l’environnement de CIVIL NET Finances
- Discrétion professionnelle
- Rigueur et méthode
- Être diplomate
- Se rendre disponible et à l’écoute des collègues, des élus et des prestataires
- Savoir formuler simplement des informations appartenant à un domaine spécialisé
- Sens de la hiérarchie
Contact et modalités de candidature
Contact
0262817449
Informations complémentaires
Merci de joindre à votre candidature : lettre de candidature, C.V. et diplômes à Monsieur Le Maire, au plus tard le 29/06/2026 via le lien de publication.
Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative.
Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE
Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative.
Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.