Activités principales

A- Suivi administratif et RH de la Cellule Magasins
Sous la responsabilité de la Responsable de la Cellule Magasins, assurer le suivi du personnel de la Cellule :
- Saisie et suivi des demandes de congés et absences des agents de la Cellule (congés annuels, RRT ou ASA éventuels, arrêts maladie ordinaires, etc ;) :
- Recensement
- Mise en place d’un fichier de suivi
- Transmission à la Direction des Ressources Humaines de tous documents utiles
- assistance à son Responsable dans l’ensemble des taches associées au suivi du personnel
- Mise à jour des tableaux de bord des cellules du service
- Classement et archivage des documents pour le service

B- Gestion des approvisionnements
- Sous la responsabilité de la Responsable de la Cellule Magasins, veiller à l’approvisionnement et au renouvellement des matériels ou produits pour les services « clients »
- Contrôler les commandes
- Réaliser les commandes sur le site de CADI
- Vérifier la disponibilité auprès des fournisseurs, négocier, approuver les produits de remplacement si besoin

C- Gestion des livraisons au magasin
- Réceptionner et contrôler les livraisons effectuées par les fournisseurs
- Réaliser les saisies correspondantes sur le logiciel de gestion de stock

D- Aide à la gestion du stock
- Assurer la réception et l’enregistrement des demandes de fournitures
- Aiguiller les demandes en vue de leur traitement : Magasin ou Service Achats
- Permettre la tenue de stock réalisée par les aides-magasiniers
- Réaliser le suivi informatique du stock à l’aide du logiciel ATAL (bons de sortie, bons d’entrée, etc.)
- Recenser les produits périmés

E- Accueil, information, communication

- Assurer l’accueil physique des personnes se rendant au Magasin général :
- Agents et élus le cas échéant
- Entreprises
- Recevoir et traiter les appels téléphoniques internes ou externes
- Participer à des réunions internes relatives à des projets impliquant le service
- Veiller à la qualité de l’accueil et de l’information vis-à-vis des agents, des usagers, des autres administrations et des opérateurs économiques
- Suivre les réclamations internes ou externes

F- Participation au Plan Communal de Sauvegarde
- Constitution et contrôle des matériels et produits destinés aux centres d’hébergement
- Suivi des dotations destinées aux centres d’hébergement : délivrance, retour, contrôle, remise à niveau des malles ORSEC
- Participation éventuelle aux équipes mises en place au CTM

Activités spécifiques

G- Participation à la mise à jour du recueil de FT/FDS
- Contribuer avec la cellule administrative et marchés du service achats et optimisation à mettre à jour le recueil de fiches techniques et fiches de données de sécurité des produits chimiques délivrés par le Magasin aux services et aux établissements scolaires

H- Préparation et délivrance de colis (en cas de surcharge de travail des autres collègues)
- Préparer les lots de produits selon les bons de sortie de stock
- Délivrer les produits et veiller à la traçabilité de l’opération

I- Participation aux inventaires
- Participation aux inventaires annuels et partiel
- Suivi des bons d’inventaire

J- Suivi administratif de la Cellule Déménagement
Gérer le planning des interventions de la cellule :
- Réceptionner et suivre les demandes d’intervention
- Communiquer au Responsable de la Cellule toutes les informations lui permettant d’établir le plan de charge de ses agents
- Assurer la communication vers les services clients, notamment via l’adresse mail spécifique mise en place
- Assurer le suivi des demandes de congés et absences des agents de la Cellule (congés annuels, RRT ou ASA éventuels, arrêts maladie ordinaires, etc ;) :
- Recensement
- Transmission à la Direction des Ressources Humaines de tous documents utiles

K- Suivi de l’état de pointage du Service Magasin CTM
- Vérifier chaque mois l’état de pointage du service :
- Cellule Magasins
- Cellule Déménagement
- Remonter à la Direction les états de pointages, fiches d’heures supplémentaires et l’informer en cas d’anomalie