Assistant administratif (H/F)
Offre n° O978260723000411
Publiée le 23/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 51015, Saint-Paul (La Réunion (974))
Poste à pourvoir le
15/09/2026
Date limite de candidature
30/08/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
L’assistant(e)administratif (ve) assure l’accueil, réceptionne et oriente les correspondants au sein du Service Coordination des Mairies Annexes et des France Services. Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d’activité du service et assure le suivi administratif et comptable du service. Il/Elle sera amené(e) à coordonner l’activité des mairies annexes en lien avec son supérieur direct.
- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).
- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).
Missions / conditions d'exercice
• Accueil téléphonique et physique :
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
• Traitement et suivi administratif :
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Préparer les documents et actes pour signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Préparer les bons de commande du service
- Enregistrer et ventiler les factures
• Traitement et suivi des dossiers spécifiques :
- Préparer les dossiers spécifiques du service
- Saisir et mettre en forme les documents propres à l’activité du service (notes de services, comptes rendus de réunions…)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord de suivi d’activité du service
• Suivi administratif des personnels :
- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Transmission pour validation hiérarchique et DRH
• Coordination des mairies annexes
- Gestion des fiches d’intervention et de demandes de fournitures
- Gestion des demandes internes
- Gestion des réservations de salles, tenue des plannings de réunions
- Visites de site, rendez-vous avec les partenaires, commande et dépôts de fournitures, etc.
- Déplacements à prévoir
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques (phoning)
- Relever et transmettre les messages
• Traitement et suivi administratif :
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler, mettre sous enveloppe, affranchir
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion)
- Préparer les documents et actes pour signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Reprographier
- Préparer les bons de commande du service
- Enregistrer et ventiler les factures
• Traitement et suivi des dossiers spécifiques :
- Préparer les dossiers spécifiques du service
- Saisir et mettre en forme les documents propres à l’activité du service (notes de services, comptes rendus de réunions…)
- Alimenter et actualiser les tableaux de bord de suivi d’activité du service
• Suivi administratif des personnels :
- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Transmission pour validation hiérarchique et DRH
• Coordination des mairies annexes
- Gestion des fiches d’intervention et de demandes de fournitures
- Gestion des demandes internes
- Gestion des réservations de salles, tenue des plannings de réunions
- Visites de site, rendez-vous avec les partenaires, commande et dépôts de fournitures, etc.
- Déplacements à prévoir
Profils recherchés
* Formations et qualifications obligatoires :
BAC
* Savoir :
- Notion d’organisation et de gestion du temps de travail
- Être capable d’établir des tableaux de bords, des outils de planification et de suivi
- Remplacer temporairement un agent au poste d’accueil en mairie annexe
- Connaissances solides dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité et des circuits décisionnels
- Techniques de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet et serveurs de la Collectivité)
* Savoir-faire :
- Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
- Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
* Savoir-être :
- Capacités rédactionnelles
- Rigueur, discrétion et réserve
- Sens de l’organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Bonne condition physique
- Capacité d’adaptation
- Esprit d’équipe
- Sens de l’initiative
- Polyvalence
- Dynamisme
- Motivation
- Sens du service public
BAC
* Savoir :
- Notion d’organisation et de gestion du temps de travail
- Être capable d’établir des tableaux de bords, des outils de planification et de suivi
- Remplacer temporairement un agent au poste d’accueil en mairie annexe
- Connaissances solides dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité et des circuits décisionnels
- Techniques de secrétariat
- Technique de prise de notes
- Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet et serveurs de la Collectivité)
* Savoir-faire :
- Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative
- Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus
* Savoir-être :
- Capacités rédactionnelles
- Rigueur, discrétion et réserve
- Sens de l’organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Bonne condition physique
- Capacité d’adaptation
- Esprit d’équipe
- Sens de l’initiative
- Polyvalence
- Dynamisme
- Motivation
- Sens du service public
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d’adresser lettre de candidature, CV et diplôme(s) à Monsieur le Maire en cliquant sur le lien suivant : https://app.beetween.com/WeaselWeb/p/#/apply/job/viqpsip6l3/assistant-administratif-h-f au plus tard le 30/08/2026.
Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre.
Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative.
Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE.
Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre.
Les fonctionnaires devront fournir à leur candidature leur dernier arrêté de situation administrative.
Les lauréats de concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours.
TOUT DOSSIER INCOMPLET NE SERA PAS TRAITE.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.