ACTIVITES DU POSTE

Responsable des services :
L'agent, en tant que responsable des services, assure le lien entre les agents et l'autorité territoriale.
Il participe au contrôle de l'application des directives du Maire.
Il participe à l'organisation des services. Il contrôle les missions des agents mis sous responsabilité.

Secrétariat du Maire :
L'agent assure le secrétariat du Maire : prise de rendez-vous, rédaction de courriers.
Il assure le lien entre le personnel et le Maire, entre les usagers et le Maire, entre les partenaires ou collectivités et le Maire.
Il assure un rôle de conseil auprès du Maire et des adjoints.
Il rédige les différents actes administratifs (arrêtés du Maire).
Il participe, avec les élus, à la gestion des affaires générales de la commune.
Il prépare les dossiers de demandes de subventions et en assure le suivi.
Il est chargé de préparer les dossiers d'enquête publique, de veiller au respect des procédures et d'en faire le suivi.
Il assure une veille législative et juridique régulière et fait part aux élus des évolutions à prendre en compte pour la collectivité.

Gestion des ressources humaines :
L'agent assure la gestion des dossiers individuels, le suivi des carrières des agents, la rédaction des arrêtés relatifs au personnel.
Il assure le suivi des absences et des congés.
Il participe à l'élaboration du plan de formation des agents et veille à son application. Il participe au développement de la formation des agents.
L'agent assure l'élaboration et le suivi des contrats des agents temporaires, des arrêtés des personnels titulaires.

Gestion des conseils municipaux :
L'agent assure la préparation des conseils municipaux : récolte des documents nécessaires à la prise des décisions, préparation des rapports de présentation, rédaction des convocations au vu de l'ordre du jour transmis par le Maire et transmission des convocations aux élus.
Il assure ensuite le suivi des conseils municipaux : rédaction des comptes-rendus et des délibérations, formalités d'exécution des délibérations (contrôle de légalité et affichage), participation à l'exécution des décisions du Conseil municipal.

Préparation et élaboration des budgets :
L'agent assure avec le Maire, l'élaboration des budgets (M14 et M49).
Il recueille les informations auprès des collectivités, des partenaires et des différents services (dotations de l'état, subventions des collectivités territoriales, devis de travaux ...).
Il met en forme les documents budgétaires et comptables correspondants (BP, BS, CA, DM).
Il saisie le budget dans le logiciel financier.
Il élabore des tableaux de bord et divers outils à destination des élus.
Il transmet aux services compétents (trésorerie, préfecture) les documents budgétaires.

Comptabilité :
L'agent coordonne la procédure comptable et budgétaire de la collectivité :
- Engagements des dépenses et recettes sur bons de commande, devis ou factures
- Mandatement et émission des titres, dans un délai de 20 jours à réception des factures
- Opérations comptables de fin d'exercice
- Transmission au comptable

Gestion de la paie des agents :
L'agent intègre dans le logiciel de paie, les informations permettant le traitement de la paie des agents.
Il réalise le traitement comptable de la paie.
Il édite les fiches de paie et les transmet aux agents.
Il assure les déclarations de fin d'année concernant la paie et les cotisations.

Gestion des marchés publics :
L'agent participe aux procédures des marchés publics : définition des besoins, avis d'appel à la concurrence, suivi des commissions d'appel d'offres, exécution des marchés.
Il travaille en collaboration avec le service comptable pour l'exécution des marchés.
Il veille au respect de l'application du code de la commande publique dans la collectivité.

Gestion de la dette :
L'agent saisie les nouveaux emprunts sur le logiciel, veille à la liquidation des dépenses relatives à la dette et en assure le suivi. Il conseille les élus.

Gestion des informations cadastrales :
L'agent assure les recherches et la transmission des informations cadastrales au public.

Gestion du site internet :
L'agent assure la gestion, la mise à jour et la maintenance du site internet communal qu'il a mis en place.

Mission complémentaire : Gestion de l'état civil


Il peut être amené à remplacer l'agent en charge de l'état civil en cas d'absence, pour garantir la continuité du service :
L'agent assure la rédaction des actes d'état civil : naissance, mariage, décès sur la commune, transcription de décès, reconnaissance anticipée, PACS.
Il prépare les dossiers de mariage.
Il assure la transmission (papier ou télétransmission) aux différents services et partenaires, des pièces relatives à l'état civil.
Il assure la tenue des registres : ouverture, mise à jour, clôture.
Il est officier d'état civil par délégation du Maire.
Il réalise les copies d'actes d'état civil et la légalisation des signatures.

Mission complémentaire : Accueil du public
L'agent peut être amené à participer à l'accueil physique et téléphonique, pour assurer la continuité du service en cas d'absence de l'agent en charge de l'accueil.
Il oriente les usagers vers le service compétent.
Il conseille et oriente les usagers dans leurs démarches administratives.