Agent Administratif polyvalent du guichet unique avec une spécificité à l'Etat Civil
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O059220200558430
Publiée le 25/02/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- place du Général de Gaulle, Hazebrouck (Nord)
Poste à pourvoir le
02/05/2022
Date limite de candidature
08/04/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Commune d'Hazebrouck recrute, sous la responsabilité du Responsable Guichet Unique, un(e) agent administratif polyvalent du Guichet Unique avec une spécificité à l'État Civil.
Poste à temps complet - du lundi au vendredi - horaires flexibles en fonction des horaires d'ouverture de la Mairie.
Conditions salariales : salaire statutaire - prime 13ème mois - Plurelya
Avantages : Prime du 13ème mois - Plurelya - Tickets Restaurants - Participation Mutuelle Labellisée
Poste à temps complet - du lundi au vendredi - horaires flexibles en fonction des horaires d'ouverture de la Mairie.
Conditions salariales : salaire statutaire - prime 13ème mois - Plurelya
Avantages : Prime du 13ème mois - Plurelya - Tickets Restaurants - Participation Mutuelle Labellisée
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES :
- Assurer l' accueil physique et téléphonique des administrés pour le service état civil
- Gérer la partie administrative du service état civil
- Assister l'Adjoint pendant les cérémonies de mariages, de PACS, et de parrainages.
- Assurer l'intérim sur le poste " cimetière " lors de l'absence du titulaire du poste,
- Polyvalence sur les différents postes du guichet unique
MISSIONS SECONDAIRES :
Service état civil :
* Assurer une veille juridique permanente
* Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès...)
* Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile)
* Contrôler l'authenticité des attestations fournies,
* Traiter le courrier (demandes d'acte de naissances, décès, mentions, livret de famille, jugement de divorce, PACS et dissolutions de PACS).
* Enregistrer les demandes de naissances, reconnaissances, mariages PACS et décès sur le logiciel de l'Etat civil.
* Assurer la tenue administrative des registres de l'Etat civil.
* Tenir à jour l'agenda.
* Enregistrer les mariages (remise de dossiers, explication et traitement des dossiers avec les futurs mariés).
* Enregistrer les parrainages, PACS (remise de dossiers, explication et traitement des dossiers).
Accueil et renseignement du public :
* Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil,
* Expliquer l'indivisibilité de la filiation,
* Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil.
Établissement des dossiers de mariage:
* Auditionner les couples afin d'apprécier le consentement mutuel,
* Apprécier les actes d'état civil du pays d'origine,
* Coopérer avec des traducteurs et traductrices assermentés,
* Établir à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage,
* Préparer et remettre aux mariés le livret de famille,
* Inscrire le mariage dans le registre.
Tenue administrative des registres d'état civil :
* Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
* Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
* Rédiger des mentions et des courrier.
Service cimetière :
* Accueil des pompes funèbres, enregistrement des décès et édition des documents ( actes de décès, crémation, avis de mention, permis d'inhumer).
* Délivrance d'autorisation de fermeture de cercueils
* Appréciation du certificat médical en cas de décès,
* Édition des feuillets
- Assurer l' accueil physique et téléphonique des administrés pour le service état civil
- Gérer la partie administrative du service état civil
- Assister l'Adjoint pendant les cérémonies de mariages, de PACS, et de parrainages.
- Assurer l'intérim sur le poste " cimetière " lors de l'absence du titulaire du poste,
- Polyvalence sur les différents postes du guichet unique
MISSIONS SECONDAIRES :
Service état civil :
* Assurer une veille juridique permanente
* Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès...)
* Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile)
* Contrôler l'authenticité des attestations fournies,
* Traiter le courrier (demandes d'acte de naissances, décès, mentions, livret de famille, jugement de divorce, PACS et dissolutions de PACS).
* Enregistrer les demandes de naissances, reconnaissances, mariages PACS et décès sur le logiciel de l'Etat civil.
* Assurer la tenue administrative des registres de l'Etat civil.
* Tenir à jour l'agenda.
* Enregistrer les mariages (remise de dossiers, explication et traitement des dossiers avec les futurs mariés).
* Enregistrer les parrainages, PACS (remise de dossiers, explication et traitement des dossiers).
Accueil et renseignement du public :
* Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil,
* Expliquer l'indivisibilité de la filiation,
* Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil.
Établissement des dossiers de mariage:
* Auditionner les couples afin d'apprécier le consentement mutuel,
* Apprécier les actes d'état civil du pays d'origine,
* Coopérer avec des traducteurs et traductrices assermentés,
* Établir à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage,
* Préparer et remettre aux mariés le livret de famille,
* Inscrire le mariage dans le registre.
Tenue administrative des registres d'état civil :
* Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
* Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
* Rédiger des mentions et des courrier.
Service cimetière :
* Accueil des pompes funèbres, enregistrement des décès et édition des documents ( actes de décès, crémation, avis de mention, permis d'inhumer).
* Délivrance d'autorisation de fermeture de cercueils
* Appréciation du certificat médical en cas de décès,
* Édition des feuillets
Profils recherchés
AUTONOMIE - RESPONSABILITÉ - QUALITÉS
- Autonomie dans l'organisation du travail
- Travail seul et en équipe
- Sens du relationnel et de l'écoute
- Comprendre une demande afin de lui donner une suite efficace
- Organisation cohérente des tâches
- Strict respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Qualités relationnelles confirmées
- Maitrise des différents postes de travail
- Parfaite connaissance du fonctionnement de la collectivité / savoir orienter le public et les appels au bon interlocuteur
COMPÉTENCES
Savoirs et Savoirs-faire opérationnels :
* Savoir travailler en réseau et en équipe.
* Être réactif et disponible.
* Gestion du stress
* Savoir adapter le ton de sa voix
* Gérer l'attente et la saturation des postes
* Savoir prendre des messages et les retranscrire avec exactitude
* Faire preuve d'autonomie et être force de proposition dans le développement de sa fonction.
* Bonne maîtrise des outils bureautiques, des systèmes d'information et des outils de communication.
* Polyvalence ( peut assurer les remplacements sur l'ensemble des postes liés au Guichet unique)
* Connaissances des règles de la fonction publique territoriale, de la réglementation du droit état-civil et cimetière
* Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
* Connaitre le cadre réglementaire de l'accès aux documents administratifs et de leur communication, droit des citoyens dans leur relation avec l'administration.
Savoir-être :
* Souriante et diplomate.
* Avoir une bonne élocution. S'exprimer de façon claire et concise
* Qualités relationnelles.
* Capacité de reformulation
* Qualité rédactionnelle
* Esprit de synthèse.
* Capacité d'adaptation, d'autonomie,
* Disponibilité et capacité à travailler en équipe
* Aptitude à la relation et à la communication avec tout public
* Capacité de médiation
* Qualités d'écoute et de compréhension, dynamisme, créativité
* Faire preuve de discrétion,
* Sens du service public.
- Autonomie dans l'organisation du travail
- Travail seul et en équipe
- Sens du relationnel et de l'écoute
- Comprendre une demande afin de lui donner une suite efficace
- Organisation cohérente des tâches
- Strict respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Qualités relationnelles confirmées
- Maitrise des différents postes de travail
- Parfaite connaissance du fonctionnement de la collectivité / savoir orienter le public et les appels au bon interlocuteur
COMPÉTENCES
Savoirs et Savoirs-faire opérationnels :
* Savoir travailler en réseau et en équipe.
* Être réactif et disponible.
* Gestion du stress
* Savoir adapter le ton de sa voix
* Gérer l'attente et la saturation des postes
* Savoir prendre des messages et les retranscrire avec exactitude
* Faire preuve d'autonomie et être force de proposition dans le développement de sa fonction.
* Bonne maîtrise des outils bureautiques, des systèmes d'information et des outils de communication.
* Polyvalence ( peut assurer les remplacements sur l'ensemble des postes liés au Guichet unique)
* Connaissances des règles de la fonction publique territoriale, de la réglementation du droit état-civil et cimetière
* Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
* Connaitre le cadre réglementaire de l'accès aux documents administratifs et de leur communication, droit des citoyens dans leur relation avec l'administration.
Savoir-être :
* Souriante et diplomate.
* Avoir une bonne élocution. S'exprimer de façon claire et concise
* Qualités relationnelles.
* Capacité de reformulation
* Qualité rédactionnelle
* Esprit de synthèse.
* Capacité d'adaptation, d'autonomie,
* Disponibilité et capacité à travailler en équipe
* Aptitude à la relation et à la communication avec tout public
* Capacité de médiation
* Qualités d'écoute et de compréhension, dynamisme, créativité
* Faire preuve de discrétion,
* Sens du service public.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Candidatures à envoyer à :
Madame Valérie BRIDEL - Directrice du Pôle Populations - vbridel@ville-hazebrouck.fr
Madame Myriam BOGAERT - Directrice Adjointe du Pôle Populations en charge du Pôle Citoyenneté - mbogaert@ville-hazebrouck.fr
Monsieur Ludovic DELORAINE - Responsable Ressources Humaines - ldeloraine@ville-hazebrouck.fr
Madame Valérie BRIDEL - Directrice du Pôle Populations - vbridel@ville-hazebrouck.fr
Madame Myriam BOGAERT - Directrice Adjointe du Pôle Populations en charge du Pôle Citoyenneté - mbogaert@ville-hazebrouck.fr
Monsieur Ludovic DELORAINE - Responsable Ressources Humaines - ldeloraine@ville-hazebrouck.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE HAZEBROUCK
>- place du Général de Gaulle
59190 HAZEBROUCK
>- place du Général de Gaulle
59190 HAZEBROUCK
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.