Adjoint en charge de la coordination administrative (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O086220600661937
Publiée le 03/06/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Département de la Vienne (86) est l'un des douze départements situés en Région Nouvelle Aquitaine.
Sa situation géographique privilégiée sur l'axe Paris-Bordeaux-Espagne se traduit par un dynamisme avéré et une forte vitalité économique. Proche de l'Atlantique, à 1 h 30 de Bordeaux et de Paris via la LGV, son siège situé à Poitiers propose un cadre de vie agréable.
Avec des sites emblématiques allant de l'indétrônable Parc du Futuroscope en passant par l'abbaye de st Savin, classée au patrimoine mondial de l'UNESCO ou encore par la cité de l'écrit de Montmorillon ou le village médiéval de Chauvigny, le Département de la Vienne offre une diversité culturelle et touristique attractive.
Acteur majeur de proximité au service de la population, Le Département de la Vienne c'est : plus de 437 000 habitants, 1200 agents, 300 métiers dans des secteurs aussi diversifiés que l'aménagement du territoire, le développement économique, la solidarité, le réseau routier, les collèges, la culture, le sport, le tourisme, l'environnement, l'agriculture, et l'eau.
En rejoignant nos équipes, vous intégrez un collectif de travail dynamique et proposez vos compétences au service de la réussite de notre territoire.
Sa situation géographique privilégiée sur l'axe Paris-Bordeaux-Espagne se traduit par un dynamisme avéré et une forte vitalité économique. Proche de l'Atlantique, à 1 h 30 de Bordeaux et de Paris via la LGV, son siège situé à Poitiers propose un cadre de vie agréable.
Avec des sites emblématiques allant de l'indétrônable Parc du Futuroscope en passant par l'abbaye de st Savin, classée au patrimoine mondial de l'UNESCO ou encore par la cité de l'écrit de Montmorillon ou le village médiéval de Chauvigny, le Département de la Vienne offre une diversité culturelle et touristique attractive.
Acteur majeur de proximité au service de la population, Le Département de la Vienne c'est : plus de 437 000 habitants, 1200 agents, 300 métiers dans des secteurs aussi diversifiés que l'aménagement du territoire, le développement économique, la solidarité, le réseau routier, les collèges, la culture, le sport, le tourisme, l'environnement, l'agriculture, et l'eau.
En rejoignant nos équipes, vous intégrez un collectif de travail dynamique et proposez vos compétences au service de la réussite de notre territoire.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
41, rue du Vercors, Fontaine-le-Comte (Vienne)
Poste à pourvoir le
01/10/2022
Date limite de candidature
22/06/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Inclusion sociale >
Travail social et développement social
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le Département de la Vienne recrute un adjoint en charge de la coordination administrative (H/F) sur le Territoire 5 (Fontaine le Comte / Civray) de la Direction de l'Action Sociale, au sein de la Direction Générale Adjointe des Solidarités (DGAS), par voie statutaire, de concours, de mutation, de détachement et d'accès réservé aux personnes disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé relevant du cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux.
L'organisation territoriale de la DGAS comprend 5 territoires identiques pour l'ensemble des politiques de solidarités portées par le Département. A l'intérieur de chaque territoire, différents lieux permettent l'accueil et l'accompagnement des différents publics (Maisons Départementales des Solidarités (MDS), Maisons Départementales des Solidarités de Proximité (MDSP), antennes et permanences).
L'adjoint en charge de la coordination administrative a pour principale mission d'être garants d'un fonctionnement optimal de l'accueil et des fonctions support au service de l'ensemble des directions présentes sur le territoire.
L'organisation est la suivante :
Territoires de Châtellerault (T1), Jaunay-Marigny/Loudun (T2) et Poitiers (T3) :
- 1 adjoint en charge de la coordination administrative sous la responsabilité hiérarchique du coordinateur de territoire et de l'action sociale et en lien fonctionnel avec les autres responsables de pôle, en particulier celui du pôle enfance.
- 1 référent technique, soutien de l'adjoint en charge de la coordination administrative, et sous sa responsabilité hiérarchique ; en lien fonctionnel avec le responsable du pôle enfance
Territoires de Chauvigny/Montmorillon (T4) et Fontaine le Comte/Civray (T5) :
- 1 seul adjoint en charge de la coordination administrative sous la responsabilité hiérarchique du coordinateur de territoire et de l'action sociale et en lien fonctionnel avec les autres responsables de pôle, en particulier celui du pôle enfance.
Dans ce cadre, les grands axes du poste sont les suivants :
- Manager l'équipe des assistants administratifs de territoire
- Etre garant de la qualité d'accueil des usagers au sein des MDS-P
- Garantir l'application des procédures administratives de l'action sociale et de l'aide sociale à l'enfance (en direct ou par délégation pour ce qui concerne l'ASE)
- Assurer les fonctions support au service de l'ensemble des directions présentes
- Participer à la conception et à la mise en œuvre des projets du territoire et de la DGAS
L'organisation territoriale de la DGAS comprend 5 territoires identiques pour l'ensemble des politiques de solidarités portées par le Département. A l'intérieur de chaque territoire, différents lieux permettent l'accueil et l'accompagnement des différents publics (Maisons Départementales des Solidarités (MDS), Maisons Départementales des Solidarités de Proximité (MDSP), antennes et permanences).
L'adjoint en charge de la coordination administrative a pour principale mission d'être garants d'un fonctionnement optimal de l'accueil et des fonctions support au service de l'ensemble des directions présentes sur le territoire.
L'organisation est la suivante :
Territoires de Châtellerault (T1), Jaunay-Marigny/Loudun (T2) et Poitiers (T3) :
- 1 adjoint en charge de la coordination administrative sous la responsabilité hiérarchique du coordinateur de territoire et de l'action sociale et en lien fonctionnel avec les autres responsables de pôle, en particulier celui du pôle enfance.
- 1 référent technique, soutien de l'adjoint en charge de la coordination administrative, et sous sa responsabilité hiérarchique ; en lien fonctionnel avec le responsable du pôle enfance
Territoires de Chauvigny/Montmorillon (T4) et Fontaine le Comte/Civray (T5) :
- 1 seul adjoint en charge de la coordination administrative sous la responsabilité hiérarchique du coordinateur de territoire et de l'action sociale et en lien fonctionnel avec les autres responsables de pôle, en particulier celui du pôle enfance.
Dans ce cadre, les grands axes du poste sont les suivants :
- Manager l'équipe des assistants administratifs de territoire
- Etre garant de la qualité d'accueil des usagers au sein des MDS-P
- Garantir l'application des procédures administratives de l'action sociale et de l'aide sociale à l'enfance (en direct ou par délégation pour ce qui concerne l'ASE)
- Assurer les fonctions support au service de l'ensemble des directions présentes
- Participer à la conception et à la mise en œuvre des projets du territoire et de la DGAS
Missions / conditions d'exercice
Manager l'équipe des assistants administratifs de territoire :
- Encadrer les agents sous sa responsabilité hiérarchique à la MDS et à la MDS de Proximité tout en veillant à accompagner les changements et la montée en compétences
- Répartir la charge de travail en tenant compte des urgences et des priorités
- Animer des réunions au sein de l'équipe administrative
- Soutenir l'équipe administrative et d'accueil dans les situations d'accueil complexe
- Assurer la gestion quotidienne de l'équipe (congés, temps de travail...)
- Évaluer l'équipe administrative et d'accueil et dynamiser leur parcours de formation
- Participer au recrutement des personnels administratifs en collaboration avec la DRRH
Etre garant de la qualité d'accueil des usagers au sein des MDS-P :
- Garantir le bon fonctionnement du pôle administratif et la continuité de l'accueil pour l'ensemble des services présents sur le territoire en MDS et MDS de Proximité
- Etre garant de la bonne circulation de l'information et de la qualité de la réponse aux demandes des usagers grâce à des outils adaptés
- Prendre en compte l'expression des personnes accueillies
- Participer à la bonne articulation avec les partenaires locaux en termes d'orientation des usagers
Garantir l'application des procédures administratives de l'action sociale et de l'aide sociale à l'enfance (en direct ou par délégation pour ce qui concerne l'ASE) :
- Garantir la bonne exécution des tâches administratives relatives à l'action sociale, le respect des procédures et l'utilisation adéquate des outils (notamment IODAS, le tableau de référencement, le rapport d'activités, ...)
- Garantir la tenue du dossier famille et enfant, son transfert et son archivage
- Assurer la gestion juridique des dossiers relatifs aux mesures de l'aide sociale à l'enfance (déclaration judiciaire de délaissement, de délégation d'autorité parentale...) et aux contentieux
- Assurer la gestion des allocations mensuelles avec le service ASE en central
Assurer les fonctions support au service de l'ensemble des directions présentes :
- Encourager et maintenir des liens fonctionnels de qualité entre les différents pôles présents sur le territoire,
- En lien avec les responsables de pôles, s'assurer de la bonne circulation de l'information sur le territoire
- Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions internes au territoire
- Participer en lien avec le coordinateur à la gestion fonctionnelle et logistique des différents lieux du territoire (travaux, véhicules, affaires générales, informatique, aménagement de bureaux...)
Participer à la conception et à la mise en œuvre des projets du territoire et de la DGAS :
- Participer et être force de propositions dans les différents projets transversaux
- Tenir des indicateurs de gestion des politiques de solidarités, établir des statistiques et participer à leur analyse
- Proposer des outils afin d'améliorer la gestion des dossiers et les procédures
- Participer à l'harmonisation des pratiques entre la MDS siège et la MDS de proximité
- Encadrer les agents sous sa responsabilité hiérarchique à la MDS et à la MDS de Proximité tout en veillant à accompagner les changements et la montée en compétences
- Répartir la charge de travail en tenant compte des urgences et des priorités
- Animer des réunions au sein de l'équipe administrative
- Soutenir l'équipe administrative et d'accueil dans les situations d'accueil complexe
- Assurer la gestion quotidienne de l'équipe (congés, temps de travail...)
- Évaluer l'équipe administrative et d'accueil et dynamiser leur parcours de formation
- Participer au recrutement des personnels administratifs en collaboration avec la DRRH
Etre garant de la qualité d'accueil des usagers au sein des MDS-P :
- Garantir le bon fonctionnement du pôle administratif et la continuité de l'accueil pour l'ensemble des services présents sur le territoire en MDS et MDS de Proximité
- Etre garant de la bonne circulation de l'information et de la qualité de la réponse aux demandes des usagers grâce à des outils adaptés
- Prendre en compte l'expression des personnes accueillies
- Participer à la bonne articulation avec les partenaires locaux en termes d'orientation des usagers
Garantir l'application des procédures administratives de l'action sociale et de l'aide sociale à l'enfance (en direct ou par délégation pour ce qui concerne l'ASE) :
- Garantir la bonne exécution des tâches administratives relatives à l'action sociale, le respect des procédures et l'utilisation adéquate des outils (notamment IODAS, le tableau de référencement, le rapport d'activités, ...)
- Garantir la tenue du dossier famille et enfant, son transfert et son archivage
- Assurer la gestion juridique des dossiers relatifs aux mesures de l'aide sociale à l'enfance (déclaration judiciaire de délaissement, de délégation d'autorité parentale...) et aux contentieux
- Assurer la gestion des allocations mensuelles avec le service ASE en central
Assurer les fonctions support au service de l'ensemble des directions présentes :
- Encourager et maintenir des liens fonctionnels de qualité entre les différents pôles présents sur le territoire,
- En lien avec les responsables de pôles, s'assurer de la bonne circulation de l'information sur le territoire
- Rédiger et diffuser les comptes rendus des réunions internes au territoire
- Participer en lien avec le coordinateur à la gestion fonctionnelle et logistique des différents lieux du territoire (travaux, véhicules, affaires générales, informatique, aménagement de bureaux...)
Participer à la conception et à la mise en œuvre des projets du territoire et de la DGAS :
- Participer et être force de propositions dans les différents projets transversaux
- Tenir des indicateurs de gestion des politiques de solidarités, établir des statistiques et participer à leur analyse
- Proposer des outils afin d'améliorer la gestion des dossiers et les procédures
- Participer à l'harmonisation des pratiques entre la MDS siège et la MDS de proximité
Profils recherchés
Savoirs et savoir-faire :
- Connaissance de la législation sociale et de l'organisation administrative des départements
- Connaissance des techniques d'accueil des publics en difficultés
- Connaissance des méthodes d'accompagnement au changement
- Maîtrise des méthodes de management d'équipe
- Connaissances des fonctionnements des institutions et partenaires locaux
- Maîtrise des outils bureautiques, informatiques et statistiques
- Capacités d'analyse et de synthèse (notes, comptes rendus...)
- Maîtrise des techniques d'animation de réunions et de groupes de travail
Savoir-être :
- Qualités relationnelles et d'écoute
- Sens du dialogue et du travail en équipe
- Prise de recul
- Esprit d'initiative
- Adaptabilité et réactivité
- Sens du service public
- Autonomie et rigueur de travail
- Discrétion
- Connaissance de la législation sociale et de l'organisation administrative des départements
- Connaissance des techniques d'accueil des publics en difficultés
- Connaissance des méthodes d'accompagnement au changement
- Maîtrise des méthodes de management d'équipe
- Connaissances des fonctionnements des institutions et partenaires locaux
- Maîtrise des outils bureautiques, informatiques et statistiques
- Capacités d'analyse et de synthèse (notes, comptes rendus...)
- Maîtrise des techniques d'animation de réunions et de groupes de travail
Savoir-être :
- Qualités relationnelles et d'écoute
- Sens du dialogue et du travail en équipe
- Prise de recul
- Esprit d'initiative
- Adaptabilité et réactivité
- Sens du service public
- Autonomie et rigueur de travail
- Discrétion
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Contact :
Eliane SCHKLAR
Adjointe à la Responsable du pôle recrutement, mobilité et formation
Tél : 05.49.55.67.96
Conditions de travail :
Résidence administrative à la MDS du territoire : Fontaine le Comte
Déplacements fréquents sur le territoire (MDS de proximité)
Véhicule personnel
Restauration : attribution de titres restaurant
Disponibilité requise en dehors des plages horaires classiques de travail
Niveau de responsabilité :
Délégation de signature par arrêté du Président dans son domaine de compétences
Spécificité du poste :
Il est soumis au secret professionnel comme participant aux missions de l'Aide Sociale à l'Enfance (Article L 221-6 du CASF).
Les agent(e)s titulaires de la fonction publique relevant du cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux ou lauréat(e)s de concours ou disposant de la reconnaissance de travailleur(se)handicapé(e)s, intéressé(e)s par la vacance de ce poste sont invité(e)s à déposer leur candidature sur le site www.lavienne86, rubrique Menu/accès rapide/offred 'emploi" jusqu'au 22 juin 2022 inclus.
Eliane SCHKLAR
Adjointe à la Responsable du pôle recrutement, mobilité et formation
Tél : 05.49.55.67.96
Conditions de travail :
Résidence administrative à la MDS du territoire : Fontaine le Comte
Déplacements fréquents sur le territoire (MDS de proximité)
Véhicule personnel
Restauration : attribution de titres restaurant
Disponibilité requise en dehors des plages horaires classiques de travail
Niveau de responsabilité :
Délégation de signature par arrêté du Président dans son domaine de compétences
Spécificité du poste :
Il est soumis au secret professionnel comme participant aux missions de l'Aide Sociale à l'Enfance (Article L 221-6 du CASF).
Les agent(e)s titulaires de la fonction publique relevant du cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux ou lauréat(e)s de concours ou disposant de la reconnaissance de travailleur(se)handicapé(e)s, intéressé(e)s par la vacance de ce poste sont invité(e)s à déposer leur candidature sur le site www.lavienne86, rubrique Menu/accès rapide/offred 'emploi" jusqu'au 22 juin 2022 inclus.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.