Au sein d'une équipe pluridisciplinaire, petite mais soudée et bienveillante, le chargé d'accueil et du secrétariat de direction a un rôle essentiel pour le bon fonctionnement du Centre communal d'action sociale.
Il est placé sous la hiérarchie directe du directeur de CCAS, de même que tous les autres membres de l'équipe du CCAS.
Le CCAS de La Colle-sur-Loup est en pleine évolution: création en 2023 d'une épicerie sociale, développement du rôle du CCAS dans l'animation de la Ville, développement de projets et de services, déménagement des locaux principaux... Cette activité, qui se cumule avec le rôle d'accueil, d'écoute bienveillante et d'orientation des collois fragiles, nécessite une grande capacité d'adaptation, de patience et d'organisation.
Le recrutement se fait dans le cadre du départ à la retraite de la titulaire.

Activités et tâches principales du poste :
L'agent chargé de l'accueil et du secrétariat de direction assure des missions essentielles au bon fonctionnement du CCAS. Pour permettre une bonne cohérence d'action de l'équipe, il fait le lien avec ses collègues (notamment l'agent référent des services aux seniors) qu'il peut être amené à remplacer.

1. Accueil du Centre communal d'action sociale :
- Accueil physique et téléphonique, gestion du standard : écoute, reformulation, information et orientation, prises de rendez-vous et inscriptions ;
- En l'absence de l'animateur, informations et encaissements sur les activités du CCAS.

2. Référent Logement :
- Demandes de logement : aide à l'instruction, enregistrement, suivi des propositions attributions, réunion, prise de rendez-vous avec la direction ou l'élue de secteur ;
- Suivi de l'Hôtel-Dieu : dossiers des locataires (loyers, demandes de logement, liens avec les travailleurs sociaux, documents à jour, établissement des baux et suivis des dates de renouvellement, etc), lien avec le titulaire du bail emphytéotique, suivi des travaux et dossiers d'assurance, lien avec le 115, suivi des conventions avec l'Etat (réalisation des bilans).

3. Autres :
* Administration :
- Réception, traitement et diffusion de l'information : enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission aux services, envoi du courrier ;
- Mise en forme des courriers et documents administratifs.
* Comptabilité :
- Tenue de régie : loyers, activités, etc ;
- Elaboration et suivi des bons de commandes ;
- En l'absence de la direction, vérification des factures et réalisation des mandats et titres sur le logiciel financier.

* Secrétariat de direction :
- Préparation des Conseils d'administration (pré-rédaction et mise en forme des délibérations, préparation de rétroplanning, rédaction et envoi des convocations, veille au respect des délais, préparation des dossiers) ;
- Instruction des demandes d'aides financières (préparation des dossiers pour les bons eau, aides financières diverses, etc) ;
- Suivi des contrats et conventions du CCAS (interventions informatiques, assurance, etc) ;
- Ressources humaines : suivi des congés des agents du CCAS, rédaction et mise en signature des arrêtés et contrats, commande des tickets-restaurants, envoi des documents liés à la carrière au Centre de gestion, etc.

Activités et tâches occasionnelles du poste :
- Remplacements du référent Seniors en cas d'absence ;
- Participation ponctuelle aux évènements et manifestations du CCAS, en cas de besoin de renfort.

Compétences nécessaires :
Savoirs et savoir-faire :
- Accueil de personnes physiquement et psychologiquement fragiles ;
- Techniques de secrétariat ;
- Notions de comptabilité ;
- Gestion des urgences.

Savoir être :
- Esprit d'équipe ;
- Sens du service public : écoute, bienveillance, respect, neutralité ;
- Grand sens de l'organisation personnelle lié à la polyvalence du poste ;
- Très bon relationnel.