Assistant ou assistante administrative
Offre n° O009251204000953
Publiée le 04/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Ariege commune d'Ax-les-Thermes, station touristique, thermale et de sports d'hiver. population du dernier recensement 1388 habitants, population DGF 4026 habitants. chef-lieu du canton haute Ariège comptant 48 communes. membre de la communauté de communes haute Ariège au service de 52 communes comptant 7440 habitants. Elle rayonne sur un territoire à dimension rurale, idéalement située à proximité de l'Andorre, de l'Espagne, de Toulouse et de son aéroport de Blagnac. cette commune de projets dispose aujourd'hui d'une organisation administrative en place, d'une visibilité assise et de projets forts. elle souhaite en même temps consolider et dynamiser ce fonctionnement par des approches de transversalité accrue et d'organisation en mode-projet.
Si vous aimez la montagne, le sport, le ski, la détente, la qualité de vie n'hésitez pas à vous connecter sur notre site site une petite visite s'impose (mairie-ax.fr)
Si vous avez des enfants ; Ax les thermes est dotée d'une école maternelle, primaire et d'un collège (section sports).
Si vous aimez la montagne, le sport, le ski, la détente, la qualité de vie n'hésitez pas à vous connecter sur notre site site une petite visite s'impose (mairie-ax.fr)
Si vous avez des enfants ; Ax les thermes est dotée d'une école maternelle, primaire et d'un collège (section sports).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place roussel, Ax-les-Thermes (Ariège (09))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
6 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
statutaire régime indemnitaire, avantage sociaux,
Descriptif de l'emploi
1- Mission de Secrétariat
A- gestion de la liste électorale (inscriptions, radiations, modifications, courrier divers)
secrétariat de la commission de révision de la liste électorale
B- Standard téléphonique :
- Assurer l'accueil téléphonique du standard de la mairie: prise de messages, transfert de communication, orienter les administrés: conseiller, et informer les administrés, transmissions des informations.
2-Administration Générale
A -Gestion des salles de la collectivité
-Gestion du planning des salles
- Suivi de l 'occupation
- Rédaction des différents courriers, conventions ou convocations relatifs aux prêts des salles
- Assure le lien entre les différents services et les demandeurs
- Remise des clefs aux différentes associations (gestion du logiciel avec remise de badge)
B- Gestion du parc locatif de a collectivité :
- Informer les usagers sur les modalités d'accès aux logements communaux
- Rédaction des baux
- Rédiger les réponses aux sollicitations reçues par mail ou par courrier
- Réalisation des états des lieux (entrée et sortie)
4 - Mission d'accueil et CNI/ Passeport et Etat Civil :
A - Accueil du public
Gestion de l'accueil
- Accueil téléphonique et physique de qualité (en l'absence des deux agents qui principalement occupent ce poste)
Gestion du courrier (en remplacement de l'agent)
B- Instruction des demandes de CNI / Passeport
- Renseignements aux usagers sur les formalités de création ou de renouvellement de passeport et CNI avec un dispositif de recueil biométrique.
- Appliquer la réglementation
- Suivi du planning de prise de rendez-vous.
- Vérification de la complétude des dossiers et sollicitation des compléments d'information auprès des usagers.
- Accueil du public sur les plages horaires déterminées à la station biométrique.
- Remise des CNI / Passeport.
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs
C- Gestion état civil
- Mise à jour des registres d'état-civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales...)
A- gestion de la liste électorale (inscriptions, radiations, modifications, courrier divers)
secrétariat de la commission de révision de la liste électorale
B- Standard téléphonique :
- Assurer l'accueil téléphonique du standard de la mairie: prise de messages, transfert de communication, orienter les administrés: conseiller, et informer les administrés, transmissions des informations.
2-Administration Générale
A -Gestion des salles de la collectivité
-Gestion du planning des salles
- Suivi de l 'occupation
- Rédaction des différents courriers, conventions ou convocations relatifs aux prêts des salles
- Assure le lien entre les différents services et les demandeurs
- Remise des clefs aux différentes associations (gestion du logiciel avec remise de badge)
B- Gestion du parc locatif de a collectivité :
- Informer les usagers sur les modalités d'accès aux logements communaux
- Rédaction des baux
- Rédiger les réponses aux sollicitations reçues par mail ou par courrier
- Réalisation des états des lieux (entrée et sortie)
4 - Mission d'accueil et CNI/ Passeport et Etat Civil :
A - Accueil du public
Gestion de l'accueil
- Accueil téléphonique et physique de qualité (en l'absence des deux agents qui principalement occupent ce poste)
Gestion du courrier (en remplacement de l'agent)
B- Instruction des demandes de CNI / Passeport
- Renseignements aux usagers sur les formalités de création ou de renouvellement de passeport et CNI avec un dispositif de recueil biométrique.
- Appliquer la réglementation
- Suivi du planning de prise de rendez-vous.
- Vérification de la complétude des dossiers et sollicitation des compléments d'information auprès des usagers.
- Accueil du public sur les plages horaires déterminées à la station biométrique.
- Remise des CNI / Passeport.
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs
C- Gestion état civil
- Mise à jour des registres d'état-civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales...)
Missions / conditions d'exercice
L'agent concerné peut être amené à réaliser des missions et tâches non inscrites sur cette fiche de poste pour des raisons de continuité de service public, d'efficacité et ou de polyvalence, dans la mesure où elles sont compatibles avec le cadre d'emploi et le grade détenus par l'intéressé (Voir descriptif du poste).
Profils recherchés
- Connaissances de la FPT et du fonctionnement de la collectivité.
- Connaissances des droits et devoirs des fonctionnaires.
- Connaissances des circuits et procédures administratives.
- Connaissances règlementaires de délivrance des titres d'identité et des actes liés à l'état civil.
Savoir-Faire :
- Outils informatiques :(word/excel /applications internes, logiciel métier : Berger Levrault) : Bonne maîtrise demandée.
- Maîtriser les techniques d'assistanat et de secrétariat.
- Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences.
- Capacités rédactionnelles : Rédiger des courriers.
- Posséder des qualités d'organisation et de classement.
- Assurer une bonne transmission de l'information.
- Savoir prendre des initiatives.
- Être force de proposition.
- Savoir analyser et comprendre les textes juridiques
Savoir-Etre :
- Autonome, disponible, réactif et organisé.
- Rigueur et fiabilité.
- Maîtrise de soi, sérénité et recul.
- Savoir prendre des initiatives pour gérer les situations d'urgence et les imprévus.
- Capacité d'adaptation.
- Capacité d'écoute et aptitude au dialogue.
- Sens des relations humaines, diplomatie.
- Discrétion et sens du devoir de réserve.
- Polyvalence.
- Connaissances des droits et devoirs des fonctionnaires.
- Connaissances des circuits et procédures administratives.
- Connaissances règlementaires de délivrance des titres d'identité et des actes liés à l'état civil.
Savoir-Faire :
- Outils informatiques :(word/excel /applications internes, logiciel métier : Berger Levrault) : Bonne maîtrise demandée.
- Maîtriser les techniques d'assistanat et de secrétariat.
- Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences.
- Capacités rédactionnelles : Rédiger des courriers.
- Posséder des qualités d'organisation et de classement.
- Assurer une bonne transmission de l'information.
- Savoir prendre des initiatives.
- Être force de proposition.
- Savoir analyser et comprendre les textes juridiques
Savoir-Etre :
- Autonome, disponible, réactif et organisé.
- Rigueur et fiabilité.
- Maîtrise de soi, sérénité et recul.
- Savoir prendre des initiatives pour gérer les situations d'urgence et les imprévus.
- Capacité d'adaptation.
- Capacité d'écoute et aptitude au dialogue.
- Sens des relations humaines, diplomatie.
- Discrétion et sens du devoir de réserve.
- Polyvalence.
Contact et modalités de candidature
Contact
0561646904
Informations complémentaires
Adresser un courrier manuscrit accompagné d'un CV à
Monsieur le Maire
place Roussel
09110 AX LES THERMES
Copie : diplômes, dernier arrêté de situation, concours.
Monsieur le Maire
place Roussel
09110 AX LES THERMES
Copie : diplômes, dernier arrêté de situation, concours.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.