Ville centre de son intercommunalité, la commune de Lézignan-Corbières qui compte près de 12000 habitants, recherche un(e) adjoint au Responsable pour le service population, Etat Civil, élections, funéraire, accueil et formalités
Vous encadrez et animez une équipe de 3 agents. Vous êtes vous-même agent de ce service.
La personne recrutée exercera ses missions, qui nécessitent de bonnes capacités d'organisation et de transversalité, ainsi que d'encadrement intermédiaire sous l'autorité du Responsable du Service Population dont il sera l'adjoint et qui relève du Directeur Général Adjoint des Services.
Sous l'autorité du Responsable des Services à la Population, l'agent a la charge d'accueillir la population, de gérer le service " Accueil - standard /Etat civil / Cimetière / Elections - Pièces d'identité " et de rédiger les différents actes d'état civil.
Assister et conseiller le responsable du service Population pour les questions relatives à l'état civil et aux affaires funéraires, aux élections.
Assurer le remplacement du Responsable du service Population lors de ses absences.

Activités principales :

1°) Pilotage et gestion du service
-Accueil - Etat civil / cimetière / élections - Pièces d'identité
-Gestion en liaison avec le responsable du service Population planning du service, congés, et formations

2°) Etat civil
Accueil physique et téléphonique pour le service " état civil / cimetière / élections "
- Déclaration de reconnaissance anticipée et postérieure.
- Rédaction des mentions en marge d'actes d'état civil (saisie informatique, tenue des registres).
- Déclaration de changement de nom ou de prénom.
- Gestion administrative des procédures de mariage, de PACS et de baptême civil.
- Gestion administrative des actes d'état civil (Naissances, mariages, décès).
- Mise à jour des livrets de famille.
- Copie d'actes d'état civil certifiées conformes.
- Délivrance de certificats de vie.
- Certification conforme de documents et légalisation de signatures.

3°) Cimetière
- Vente de concessions ou de cases au columbarium.
- Délivrance des différentes autorisations funéraires (permis d'inhumer, pose de scellés...)
- Autorisation de travaux.


5°) Divers
- Enregistrement des créations de syndicats.
- Récépissés des déclarations d'hébergements touristiques.
- Remplacements pour le service " Pièces d'identité "

-Vous planifierez les activités en fonction des échéances
-Vous interviendrez en appui et en conseil de vos services
-Vous participerez aux scrutins électoraux le jour des élections et assurerez l'élaboration des procès-verbaux
-Vous encadrerez les activités de l'état civil et des affaires funéraires en liaison avec les agents des services techniques de terrain (reprise, achat, travaux ...) + police
-Vous coordonnerez les missions liées à la délivrance des pièces d'identité pour assurer la continuité du service et l'utilisation optimale des 2 DR

Activités annexes :

-Expert en état-civil, élections, gestion des cimetières et démarches administratives, vous encadrez et accompagnez les agents en charge de ces missions tout en assurant la sécurité juridique de ces activités,
-Vous assurerez une veille juridique et règlementaire sur l'ensemble des domaines de votre service et accompagnerez votre équipe dans l'actualisation de leurs connaissances.
-Vous serez chargé de concevoir des fiches de procédures adaptées aux services (procédures, documents, traçabilité)
-Vous Optimiserez la qualité, les coûts et les délais des processus administratifs (dématérialisation, etc.)
-Vous Rédigez des documents administratifs et les bilans d'activité
-Vous répondrez à des courriers relatifs aux missions confiées
Elections
- Aide à l'organisation et la tenue des différents scrutins.
- Suivi des listes électorales.
- Aide à la préparation des commissions de contrôle.
- Tirage au sort des jurés d'assises.


En activité secondaire, vous participerez à la continuité du service accueil à la population, en réalisant de l'accueil régulièrement. Il pourra en outre être demandé à l'agent de manière ponctuelle et en cas de nécessité, de procéder à des tâches administratives annexes


Conditions d'exercice :
-Conditions générales : travail en bureau et sur le terrain si nécessaire
-Rythme de travail nécessitant de la réactivité et de la disponibilité
-Pics d'activité liés aux élections, aux cérémonies de mariages
-Horaires variables et amplitude importante lors des périodes électorales et en fonction des obligations du service public

Profil recherché
-Le niveau de diplôme minimum de recrutement exigé de l'agent est un bac et +, vous connaissez l'organisation territoriale, vous avez le sens du service public, vos connaissances et votre expérience sont solides dans les domaines d'activités relatifs au poste à pourvoir.
- Expérience dans un poste similaire...

Les savoirs attendus :
- Connaissance de l'organisation territoriale, des procédures juridiques et administratives
- Expertise en état-civil, élections, funéraires, gestion des cimetières,
- Capacité à piloter des projets qui peuvent nécessiter de travailler en transversalité avec d'autres services,
- Management de proximité, organisation de service, capacité à animer et conduire des réunions,
- Maitrise de l'outil informatique indispensable (Suite Office : Word, Excel, Outlook)
- La connaissance des logiciels suivants serait un plus : City Web, CIRIL Elect, Comedec, progiciel gestion cimetière) tout comme la maîtrise de l'anglais.

-Les savoir-faire attendus sont les suivants :
› connaissances des procédures de contrôle des actes
› capacités de planification, capacités d'analyse, de synthèse et de rédaction
› capacités à faire des recherches documentaires et à utiliser les informations recueillies
› Sens des priorités, de l'organisation et de la gestion du temps

-Les savoir-être attendus sont les suivants :
› Polyvalence, autonomie, bon relationnel
› Sens du service public
› Adaptabilité et disponibilité
› Rigueur, calme et pondération
› Confidentialité et discrétion