Agent en charge de l'accueil et du secrétariat
Offre n° O012260120000692
Publiée le 20/01/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
533, rue du Puech, Baraqueville (Aveyron (12))
Poste à pourvoir le
01/03/2026
Date limite de candidature
19/02/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Rémunération indicative
grille FPT
Descriptif de l'emploi
Mission : En charge de l’accueil physique et téléphonique et du secrétariat général de tous les services CCAS
Service : CCAS services généraux et ESMS gérés par celui-ci
Sous la responsabilité hiérarchique directe de la Directrice adjointe du CCAS
Lieu de travail : 533 rue du Puech, 12160 BARAQUEVILLE
Service : CCAS services généraux et ESMS gérés par celui-ci
Sous la responsabilité hiérarchique directe de la Directrice adjointe du CCAS
Lieu de travail : 533 rue du Puech, 12160 BARAQUEVILLE
Missions / conditions d'exercice
- Mission : En charge de l’accueil physique et téléphonique et du secrétariat général de tous les services CCAS.
- Activités principales
1/Accueil physique et téléphonique du public du CCAS et de ses services
- Gestion des appels téléphoniques, information et orientation et filtration des appels
- Accueil physique aux horaires d’ouverture pour les services du CCAS : SSIAD, Résidence Autonomie et CCAS.
- Veille au suivi des demandes enregistrées (délai de réponse, suites données, etc…..)
- Répondre aux demandes administratives des résidents et de leur famille.
2/ Secrétariat général
- Gestion, classement et distribution du courrier
- Gestion et transfert des mails adressés au service accueil (générique)
- Rédaction des courriers/bordereaux d’envoi à la demande de la Directrice / des élus
- Elaboration et gestion des registres de vie institutionnelle (délibérations et arrêtés)
- Elaboration et mise en forme des documents supports de communication (affichage, documents règlementaires)
- Elaboration et mise en forme des documents supports nécessaires à la gestion quotidienne des activités et prestations de l’établissement (stocks, menus, commande repas, etc…..)
- Suivi de l'archivage.
- Instruction et suivi des demandes de domiciliation administrative
- Prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus
- Trier et organiser le classement de documents et dossiers (Démarche qualité)
- Vérification, relai et transmission des dossiers d’aide sociale légale auprès des services en charge de l’instruction (obligation alimentaire, ASH, aide sociale, aide-ménagère)
- Gestion des stocks administratifs (fournitures, affranchissement, denrées, etc.)
- Soutien administratif auprès de la Direction, de l'encadrement, de la comptable et de l'animatrice.
- Assister l’infirmière parcours soins dans les tâches administratives, notamment lors de la saisie des dossiers pour les admissions au SSIAD et à la résidence.
- Activités secondaires
3/ Suivi du service de portage de repas
- Relais sur le suivi du portage de repas en l’absence de la coordinatrice (Informations – mises en œuvre – actualisations urgentes des contrats
4/ Communication interne et externe
- Assurer la diffusion et l'alimentation des réseaux sociaux de l'établissement.
- Création et diffusion d’affiches de sensibilisation
- Mettre à jour l’affichage de la résidence : listes des résidents, contacts, trombinoscope, etc.
- Assister l’infirmière parcours soins dans les tâches administratives, notamment lors de la saisie des dossiers pour les admissions au SSIAD et à la résidence.
- Accompagner les résidents lors des activités et sorties, répondre à leurs demandes ou besoins tout en les orientant vers le professionnel approprié.
- Activités principales
1/Accueil physique et téléphonique du public du CCAS et de ses services
- Gestion des appels téléphoniques, information et orientation et filtration des appels
- Accueil physique aux horaires d’ouverture pour les services du CCAS : SSIAD, Résidence Autonomie et CCAS.
- Veille au suivi des demandes enregistrées (délai de réponse, suites données, etc…..)
- Répondre aux demandes administratives des résidents et de leur famille.
2/ Secrétariat général
- Gestion, classement et distribution du courrier
- Gestion et transfert des mails adressés au service accueil (générique)
- Rédaction des courriers/bordereaux d’envoi à la demande de la Directrice / des élus
- Elaboration et gestion des registres de vie institutionnelle (délibérations et arrêtés)
- Elaboration et mise en forme des documents supports de communication (affichage, documents règlementaires)
- Elaboration et mise en forme des documents supports nécessaires à la gestion quotidienne des activités et prestations de l’établissement (stocks, menus, commande repas, etc…..)
- Suivi de l'archivage.
- Instruction et suivi des demandes de domiciliation administrative
- Prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus
- Trier et organiser le classement de documents et dossiers (Démarche qualité)
- Vérification, relai et transmission des dossiers d’aide sociale légale auprès des services en charge de l’instruction (obligation alimentaire, ASH, aide sociale, aide-ménagère)
- Gestion des stocks administratifs (fournitures, affranchissement, denrées, etc.)
- Soutien administratif auprès de la Direction, de l'encadrement, de la comptable et de l'animatrice.
- Assister l’infirmière parcours soins dans les tâches administratives, notamment lors de la saisie des dossiers pour les admissions au SSIAD et à la résidence.
- Activités secondaires
3/ Suivi du service de portage de repas
- Relais sur le suivi du portage de repas en l’absence de la coordinatrice (Informations – mises en œuvre – actualisations urgentes des contrats
4/ Communication interne et externe
- Assurer la diffusion et l'alimentation des réseaux sociaux de l'établissement.
- Création et diffusion d’affiches de sensibilisation
- Mettre à jour l’affichage de la résidence : listes des résidents, contacts, trombinoscope, etc.
- Assister l’infirmière parcours soins dans les tâches administratives, notamment lors de la saisie des dossiers pour les admissions au SSIAD et à la résidence.
- Accompagner les résidents lors des activités et sorties, répondre à leurs demandes ou besoins tout en les orientant vers le professionnel approprié.
Profils recherchés
- Compétences requises
• Savoirs
Connaissance du fonctionnement des collectivités publiques
Connaissance du fonctionnement global des ESMS (cadre règlementaire, partenaires, autorités de tutelle, etc.)
• Savoir-faire
Maîtrise de l’outil informatique
Utilisation de différents outils de communication
• Savoir-être
Fortes aptitudes relationnelles en lien avec les publics accueillis/orientés
Travail en équipe pluridisciplinaire
Capacités d’expression orale et écrite
Autonomie, organisation, rigueur, sens des priorités
Ponctualité et respect des échéances
Grande discrétion professionnelle
- Qualifications requises (diplômes, formations…)
Formation secrétariat / accueil/ gestion
Expérience professionnelle sur un poste similaire dans le secteur public ou privé
• Savoirs
Connaissance du fonctionnement des collectivités publiques
Connaissance du fonctionnement global des ESMS (cadre règlementaire, partenaires, autorités de tutelle, etc.)
• Savoir-faire
Maîtrise de l’outil informatique
Utilisation de différents outils de communication
• Savoir-être
Fortes aptitudes relationnelles en lien avec les publics accueillis/orientés
Travail en équipe pluridisciplinaire
Capacités d’expression orale et écrite
Autonomie, organisation, rigueur, sens des priorités
Ponctualité et respect des échéances
Grande discrétion professionnelle
- Qualifications requises (diplômes, formations…)
Formation secrétariat / accueil/ gestion
Expérience professionnelle sur un poste similaire dans le secteur public ou privé
Contact et modalités de candidature
Contact
0565701798
Informations complémentaires
Lettre de motivation et curriculum vitae à envoyer à l'attention du Président du CCAS à l'adresse suivante:
CCAS de Baraqueville
533 rue du Puech
12 160 Baraqueville
ou par e mail : ccas-direction@baraqueville.fr
CCAS de Baraqueville
533 rue du Puech
12 160 Baraqueville
ou par e mail : ccas-direction@baraqueville.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.