Assistant administratif des élus
Offre n° O013260526001978
Publiée le 26/05/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Forte d'une population de plus de 45000 habitants qui en fait la 5e ville du département des Bouches-du-Rhône, la ville d'Aubagne est reconnue pour son dynamisme économique, culturel et sportif. Mais c'est aussi une cité riche de son patrimoine et de ses traditions qui participent à sa renommée.
Lieu de travail
7 Boulevard Jean Jaurès, Aubagne (Bouches-du-Rhône (13))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du secrétariat des élus à l’Hôtel de Ville, vous assistez le 1er Adjoint au Maire dans l’exercice de ses responsabilités, gérez son emploi du temps et effectuez le traitement et le suivi de son courrier. Vous assurez l’interface avec les services municipaux, les usagers et les partenaires institutionnels. Vous assurez l’organisation et le bon fonctionnement du secrétariat des élus.
Missions / conditions d'exercice
1. Accueil du public :
- Vous proposez un accueil physique et téléphonique de qualité ;
- Vous recevez, orientez et traitez les messages ;
- Vous assurez le suivi des appels ;
- Vous savez apprécier la demande et réagir de façon appropriée ;
- Vous alertez le 1er Adjoint sur tout évènement ou information utiles à l’exercice de son mandat.
2. Gestion de l’agenda et des rendez-vous :
- Vous prenez les rendez-vous et gérez l’emploi du temps du 1er Adjoint et des Adjoints au Maire ;
- Vous préparez les déplacements et rendez-vous (constitution de dossiers, préparation de notes).
3. Traitement du courrier :
- Vous réceptionnez le courrier, rédigez les courriers de réponse et assurez le classement des documents et leur référencement ;
- Vous traitez les urgences et les dossiers sensibles selon les modalités définies par le 1er Adjoint.
4. Organisation du secrétariat du 1er Adjoint et des élus :
- Suivi des dossiers, classement, archivage ;
- Pour assurer l’ensemble de ces missions avec efficacité et pertinence, vous travaillez en étroite collaboration avec les services relevant de la délégation du 1er Adjoint.
- Vous proposez un accueil physique et téléphonique de qualité ;
- Vous recevez, orientez et traitez les messages ;
- Vous assurez le suivi des appels ;
- Vous savez apprécier la demande et réagir de façon appropriée ;
- Vous alertez le 1er Adjoint sur tout évènement ou information utiles à l’exercice de son mandat.
2. Gestion de l’agenda et des rendez-vous :
- Vous prenez les rendez-vous et gérez l’emploi du temps du 1er Adjoint et des Adjoints au Maire ;
- Vous préparez les déplacements et rendez-vous (constitution de dossiers, préparation de notes).
3. Traitement du courrier :
- Vous réceptionnez le courrier, rédigez les courriers de réponse et assurez le classement des documents et leur référencement ;
- Vous traitez les urgences et les dossiers sensibles selon les modalités définies par le 1er Adjoint.
4. Organisation du secrétariat du 1er Adjoint et des élus :
- Suivi des dossiers, classement, archivage ;
- Pour assurer l’ensemble de ces missions avec efficacité et pertinence, vous travaillez en étroite collaboration avec les services relevant de la délégation du 1er Adjoint.
Profils recherchés
- Très bonnes qualités relationnelles ;
- Rigueur et organisation ;
- Esprit d’initiative et réactivité ;
- Maîtrise des techniques d’accueil du public (savoir rassurer ses interlocuteurs et gérer l’agressivité ou l’impatience) ;
- Discrétion et réserve professionnelles indispensables ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, messagerie, agenda électronique) ;
- Grande autonomie ;
- Maîtrise des techniques d’accueil du public (savoir rassurer ses interlocuteurs et gérer l’agressivité) ;
- Utilisation experte des outils bureautiques et informatiques.
- Rigueur et organisation ;
- Esprit d’initiative et réactivité ;
- Maîtrise des techniques d’accueil du public (savoir rassurer ses interlocuteurs et gérer l’agressivité ou l’impatience) ;
- Discrétion et réserve professionnelles indispensables ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, messagerie, agenda électronique) ;
- Grande autonomie ;
- Maîtrise des techniques d’accueil du public (savoir rassurer ses interlocuteurs et gérer l’agressivité) ;
- Utilisation experte des outils bureautiques et informatiques.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.