Gestionnaire du courrier réservé
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O031231001221860
Publiée le 13/10/2023
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
1 BOULEVARD DE LA MARQUETTE, Toulouse (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/01/2024
Date limite de candidature
10/11/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Pilotage >
Organisation, contrôle de gestion, évaluation
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Assurer la gestion administrative des courriers et des courriers réservés via le logiciel de gestion électronique du courrier, et en contrôler le suivi au regard des délais de traitement impartis pour répondre à l'exigence de traçabilité des demandes internes et externes et d'amélioration de la qualité des réponses.
Participer au projet de déploiement de l'outil de gestion électronique du courrier (GEC), et plus globalement à la démarche de projet pilotée par la MPAG concernant la traçabilité des sollicitations internes et externes et des documents écrits.
Définir et mettre en place les règles institutionnelles en matière de mise en forme et de modalités de traitement des documents administratifs, et veiller à leur communication et application auprès des utilisateurs·et des utilisatrices dans un objectif de démarche qualité.
Participer au projet de déploiement de l'outil de gestion électronique du courrier (GEC), et plus globalement à la démarche de projet pilotée par la MPAG concernant la traçabilité des sollicitations internes et externes et des documents écrits.
Définir et mettre en place les règles institutionnelles en matière de mise en forme et de modalités de traitement des documents administratifs, et veiller à leur communication et application auprès des utilisateurs·et des utilisatrices dans un objectif de démarche qualité.
Missions / conditions d'exercice
- Gestion administrative des courriers et des courriels réservés :
- Réceptionner et orienter les courriers et courriels réservés en fonction du partage arrêté des portefeuilles de dossiers au sein du Cabinet du Président et de l'administration dans le cadre des procédures établies entre l'administration et le Cabinet du Président pour la gestion des liens fonctionnels de travail.
- Rédiger, mettre en forme et envoyer les courriers ou courriels d'accusé de réception.
- Assurer le suivi et la traçabilité des courriers et courriels entrants et sortants par l'élaboration et l'organisation d'un système d'alerte et de relance des directions notamment dans le cadre du traitement des sollicitations particulières relevant des courriers et courriels réservés.
- Saisir et actualiser des données dans le logiciel métier de gestion électronique du courrier.
- Assistance à l'administration fonctionnelle du logiciel de gestion électronique du courrier en lien avec la DSIN et suppléance en cas d'absence :
- Etre à l'écoute des besoins des directions métiers utilisatrices de l'outil GEC, comprendre leurs problématiques et proposer des solutions adaptées.
- Assurer l'appui de 1er niveau auprès des utilisateurs et les utilisatrices en cas d'absence de l'administration fonctionnelle.
- Participer à la gestion des référentiels de l'outil de GEC (exemple : créations de contacts).
- Participer au nouveau paramétrage de l'outil GEC et aux expérimentations à venir sur ses nouvelles fonctionnalités.
- Proposer des solutions adaptatives pour la phase de déploiement en lien avec la gestion administrative.
- Formalisation et communication des règles institutionnelles en lien avec l'enregistrement et le suivi du courrier et des réponses :
- Proposer et rédiger des contenus liés aux nouvelles procédures d'enregistrement, de suivi et de contrôle du courrier et des réponses, ainsi qu'aux procédures de gestion des référentiels de l'outil
- Participer aux actions d'accompagnement au changement définies dans le plan de déploiement du projet : actions de formation, partage d'expérience dans le cadre du réseau des utilisateurs et des utilisatrices internes.
- Réceptionner et orienter les courriers et courriels réservés en fonction du partage arrêté des portefeuilles de dossiers au sein du Cabinet du Président et de l'administration dans le cadre des procédures établies entre l'administration et le Cabinet du Président pour la gestion des liens fonctionnels de travail.
- Rédiger, mettre en forme et envoyer les courriers ou courriels d'accusé de réception.
- Assurer le suivi et la traçabilité des courriers et courriels entrants et sortants par l'élaboration et l'organisation d'un système d'alerte et de relance des directions notamment dans le cadre du traitement des sollicitations particulières relevant des courriers et courriels réservés.
- Saisir et actualiser des données dans le logiciel métier de gestion électronique du courrier.
- Assistance à l'administration fonctionnelle du logiciel de gestion électronique du courrier en lien avec la DSIN et suppléance en cas d'absence :
- Etre à l'écoute des besoins des directions métiers utilisatrices de l'outil GEC, comprendre leurs problématiques et proposer des solutions adaptées.
- Assurer l'appui de 1er niveau auprès des utilisateurs et les utilisatrices en cas d'absence de l'administration fonctionnelle.
- Participer à la gestion des référentiels de l'outil de GEC (exemple : créations de contacts).
- Participer au nouveau paramétrage de l'outil GEC et aux expérimentations à venir sur ses nouvelles fonctionnalités.
- Proposer des solutions adaptatives pour la phase de déploiement en lien avec la gestion administrative.
- Formalisation et communication des règles institutionnelles en lien avec l'enregistrement et le suivi du courrier et des réponses :
- Proposer et rédiger des contenus liés aux nouvelles procédures d'enregistrement, de suivi et de contrôle du courrier et des réponses, ainsi qu'aux procédures de gestion des référentiels de l'outil
- Participer aux actions d'accompagnement au changement définies dans le plan de déploiement du projet : actions de formation, partage d'expérience dans le cadre du réseau des utilisateurs et des utilisatrices internes.
Profils recherchés
SAVOIRS:
Environnement administratif, institutionnel et politique
Outils de communication
Technique de rédaction des documents administratifs
Règles de l'expression orale et écrite
Principes de gestion du courrier
Méthodologie de projet
SAVOIRS-FAIRE:
Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs
Utiliser l'outil informatique et bureautique
S'organiser et gérer son temps
Mettre en œuvre des procédures et décisions administratives
Comprendre les besoins et proposer des solutions cohérentes
Mettre en forme et/ou rédiger des actes et/ou documents administratifs
Environnement administratif, institutionnel et politique
Outils de communication
Technique de rédaction des documents administratifs
Règles de l'expression orale et écrite
Principes de gestion du courrier
Méthodologie de projet
SAVOIRS-FAIRE:
Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs
Utiliser l'outil informatique et bureautique
S'organiser et gérer son temps
Mettre en œuvre des procédures et décisions administratives
Comprendre les besoins et proposer des solutions cohérentes
Mettre en forme et/ou rédiger des actes et/ou documents administratifs
Contact et modalités de candidature
Contact
0534333231
Informations complémentaires
Candidature à déposer en ligne directement sur le site du CD31
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.