Agent(e) d'accueil et de gestion administrative état civil
Offre n° O038260930000291
Publiée le 30/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
La commune de Saint-Martin-d'Hères est la 2ème ville du département de l'Isère (38 500 habitants). Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 50007, Saint-Martin-d'Hères (Isère (38))
Poste à pourvoir le
23/11/2026
Date limite de candidature
01/11/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la responsable du pôle état civil, l’agent(e) accueille et oriente le public usager, instruit les demandes et effectue le suivi administratif des dossiers liés aux activités mises en œuvre par le service pour le pôle état civil. Il(elle) effectue également des tâches de secrétariat
Missions / conditions d'exercice
Vos principales missions :
Accueil physique et téléphonique du public du pôle état civil
Recevoir, informer et orienter (ou réorienter) les usagers
Accompagner l'usager dans la prise de connaissance du service public proposé par le pôle, dans la recherche de solution à sa demande, expliciter les procédures
Réceptionner des appels téléphoniques, prendre des messages et des rendez-vous
Transmettre des informations aux professionnels du service
Gérer des réclamations
Traitement des dossiers liés aux prestations proposées par le pôle état civil :
L’agent(e) assure l’instruction, la gestion et le suivi des dossiers relevant de l’état civl, dans le respect de la réglementation en vigueur. À ce titre, il/elle est chargé(e) de :
Recevoir et enregistrer les déclarations de naissances et de rédiger des actes de naissance
Enregistrer les déclarations de décès et rédiger des actes de décès
Enregistrer, rédiger et célébrer les mariages, enregistrer les PACS, les parrainages civils
Établir et de mettre à jour des livrets de famille
Mettre à jour les actes : mentions marginales en marge des actes
Traiter des demandes par COMEDEC
Délivrer des actes d'état civil
Participation à l'activité générale du service et traitement des dossiers pour le pôle état civil :
Recevoir, orienter les courriers électroniques
Traiter les demandes d’actes par courrier et enregistrer les départs
Rechercher des informations auprès des administrations compétentes (CERT, tribunal, service central d'Etat civil de Nantes, consulats, notaires...)
Traiter les réclamations
Renseigner des tableaux de suivi des activités /Établir des statistiques
Gérer le classement et l'archivage, la destruction des documents
Accueillir des stagiaires
Contribuer aux différentes manifestations/opérations assurées par le service (élections…)
Célébration des mariages le samedi et en semaine
Conditions d’exercice :
Horaires d’accueil du public avec pics d’activité saisonniers
Horaires correspondants aux horaires d'accueil du public : lundi 13h30 à 17 h (fermé le matin) et du Mardi au Vendredi de 8 h 30 à 12 h 00 et de 13 h 30 à 17 h
Permanences ponctuelles les samedis (mariages) et dimanches (élections)
Polyvalence au sein du pôle état civil
Continuité du service et organisation des congés
Présentation soignée et qualité rédactionnelle exigées
Polyvalence sur le pôle état civil (turn over sur les 3 secteurs du pôle)
Pourquoi rejoindre ce poste ?
Parce que vous y trouverez :
Un rôle essentiel au service des citoyens, au cœur de moments clés de leur vie
Un environnement dynamique, riche en relations humaines
Une équipe engagée, dans une dynamique de valorisation des compétences et d’amélioration continue
Les + de ce poste
Rémunération
• Traitement de base selon la grille FPT
• + Régime indemnitaire motivant :
◦ IFSE cible : 280 € brut / mois + NBI accueil (pour les agents titulaires) 10 points d’indice majoré
Accueil physique et téléphonique du public du pôle état civil
Recevoir, informer et orienter (ou réorienter) les usagers
Accompagner l'usager dans la prise de connaissance du service public proposé par le pôle, dans la recherche de solution à sa demande, expliciter les procédures
Réceptionner des appels téléphoniques, prendre des messages et des rendez-vous
Transmettre des informations aux professionnels du service
Gérer des réclamations
Traitement des dossiers liés aux prestations proposées par le pôle état civil :
L’agent(e) assure l’instruction, la gestion et le suivi des dossiers relevant de l’état civl, dans le respect de la réglementation en vigueur. À ce titre, il/elle est chargé(e) de :
Recevoir et enregistrer les déclarations de naissances et de rédiger des actes de naissance
Enregistrer les déclarations de décès et rédiger des actes de décès
Enregistrer, rédiger et célébrer les mariages, enregistrer les PACS, les parrainages civils
Établir et de mettre à jour des livrets de famille
Mettre à jour les actes : mentions marginales en marge des actes
Traiter des demandes par COMEDEC
Délivrer des actes d'état civil
Participation à l'activité générale du service et traitement des dossiers pour le pôle état civil :
Recevoir, orienter les courriers électroniques
Traiter les demandes d’actes par courrier et enregistrer les départs
Rechercher des informations auprès des administrations compétentes (CERT, tribunal, service central d'Etat civil de Nantes, consulats, notaires...)
Traiter les réclamations
Renseigner des tableaux de suivi des activités /Établir des statistiques
Gérer le classement et l'archivage, la destruction des documents
Accueillir des stagiaires
Contribuer aux différentes manifestations/opérations assurées par le service (élections…)
Célébration des mariages le samedi et en semaine
Conditions d’exercice :
Horaires d’accueil du public avec pics d’activité saisonniers
Horaires correspondants aux horaires d'accueil du public : lundi 13h30 à 17 h (fermé le matin) et du Mardi au Vendredi de 8 h 30 à 12 h 00 et de 13 h 30 à 17 h
Permanences ponctuelles les samedis (mariages) et dimanches (élections)
Polyvalence au sein du pôle état civil
Continuité du service et organisation des congés
Présentation soignée et qualité rédactionnelle exigées
Polyvalence sur le pôle état civil (turn over sur les 3 secteurs du pôle)
Pourquoi rejoindre ce poste ?
Parce que vous y trouverez :
Un rôle essentiel au service des citoyens, au cœur de moments clés de leur vie
Un environnement dynamique, riche en relations humaines
Une équipe engagée, dans une dynamique de valorisation des compétences et d’amélioration continue
Les + de ce poste
Rémunération
• Traitement de base selon la grille FPT
• + Régime indemnitaire motivant :
◦ IFSE cible : 280 € brut / mois + NBI accueil (pour les agents titulaires) 10 points d’indice majoré
Profils recherchés
Votre profil :
Vos compétences clefs
Maîtrise des outils bureautiques et numériques (messagerie, internet, logiciels métiers type CITIWEB)
Bonne utilisation des ressources institutionnelles (service-public.fr, sites ministériels…)
Sens de l’accueil développé : écoute active, reformulation, gestion des situations sensibles
Maîtrise des techniques administratives : rédaction, classement, archivage
Organisation, gestion des priorités et respect des procédures
Capacité à lire et appliquer des textes réglementaires
Vos connaissances :
Environnement territorial et fonctionnement des collectivités
Réglementation de l’état civil et notions en droit de la famille
Rôle des partenaires institutionnels (préfecture, tribunaux, consulats…)
Bases en communication écrite et orale
Gestion des situations de tension
Vos atouts
Excellent relationnel : patience, écoute, diplomatie
Discrétion et respect du secret professionnel
Rigueur, sens de l’organisation et polyvalence
Réactivité et capacité d’adaptation (public varié, évolutions réglementaires, flux important)
Maîtrise de soi en situation de stress
Esprit d’équipe, ponctualité et disponibilité
Vos compétences clefs
Maîtrise des outils bureautiques et numériques (messagerie, internet, logiciels métiers type CITIWEB)
Bonne utilisation des ressources institutionnelles (service-public.fr, sites ministériels…)
Sens de l’accueil développé : écoute active, reformulation, gestion des situations sensibles
Maîtrise des techniques administratives : rédaction, classement, archivage
Organisation, gestion des priorités et respect des procédures
Capacité à lire et appliquer des textes réglementaires
Vos connaissances :
Environnement territorial et fonctionnement des collectivités
Réglementation de l’état civil et notions en droit de la famille
Rôle des partenaires institutionnels (préfecture, tribunaux, consulats…)
Bases en communication écrite et orale
Gestion des situations de tension
Vos atouts
Excellent relationnel : patience, écoute, diplomatie
Discrétion et respect du secret professionnel
Rigueur, sens de l’organisation et polyvalence
Réactivité et capacité d’adaptation (public varié, évolutions réglementaires, flux important)
Maîtrise de soi en situation de stress
Esprit d’équipe, ponctualité et disponibilité
Contact et modalités de candidature
Contact
0476607294
Informations complémentaires
Avantages et participations de l'employeur
Sans condition d'ancienneté
- Plan de Déplacement d'Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement selon plafond
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille
- Prévoyance contrat de groupe : participation de 26€/mois
Sous condition de 3 mois d'ancienneté
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)
Proposition d'adhésion aux comités des œuvres sociales COS SMH et/ou COS 38 donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements ...) sous condition.
Sans condition d'ancienneté
- Plan de Déplacement d'Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement selon plafond
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille
- Prévoyance contrat de groupe : participation de 26€/mois
Sous condition de 3 mois d'ancienneté
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)
Proposition d'adhésion aux comités des œuvres sociales COS SMH et/ou COS 38 donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements ...) sous condition.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.