Le Pôle Hébergement du CIAS est composé de trois EHPAD : EHPAD du Marsan, Jeanne Mauléon et EHPAD de Saint Pierre. Placé sous l'autorité et la responsabilité de la direction du pôle hébergement, le / la coordonnateur(rice) des admissions est le / la principal(e) interlocuteur(trice) des partenaires et des familles pour les demandes d'admission en EHPAD. En collaboration avec le médecin coordonnateur, les cadres de santé ou IDEC, la direction et la psychologue, il / elle effectue les démarches liées à l'admission des personnes accueillies

1) Référencer et suivre les demandes d’admissions
• Suivre et traiter les demandes en cours (logiciel Viatrajectoire) en lien avec les cadres de santé et/ou IDEC, le médecin coordonnateur et la direction
• Mettre en avant les établissements par une communication positive
• Accompagner et orienter les personnes accueillies et les familles sur leur demande en lien avec l'hébergement
• Mettre en adéquation les demandes d'admission avec les critères d'admission et corrélation entre les sorties et les entrées (hors secteur, degré de dépendance, degré de médicalisation...)
• Contacter et faire le suivi des familles pour garantir un taux d'occupation adapté
• Réaliser un suivi des demandes d'admission sur le pôle hébergement
2) Préparer et coordonner les admissions
• Constituer et suivre le dossier administratif d'admission
• Evaluer les futures personnes accueillies à leur domicile ou en institution
• Effectuer la saisie des informations administratives des personnes accueillies sur le logiciel de soins (PSI)
• Collaborer avec l'équipe pluridisciplinaire et les partenaires extérieurs pour la programmation des admissions sur chaque établissement
• Informer les personnes accueillies et de leurs familles de l'accueil
• Préparer et remettre les dossiers d'admission (contrat de séjour, règlement de fonctionnement, documents divers...) à la future personne accueillie et /ou à sa famille
• Enregistrer les nouvelles personnes accueillies et leur famille sur l'application " Linestie "
• Présenter la future personne accueillie au personnel soignant
• Réévaluer le recueil des habitudes de vie, pour organisation des soins et meilleure prise en charge de la personne
3) Coordonner la commission d'admission
• Participer activement à la commission hebdomadaire des admissions
• Préparer et présenter les demandes d'admission
• Être le relais de façon opérationnelle de la stratégie territoriale à l'échelle des admissions
4) Participer au suivi des tableaux de bord
5) Être le(la) référent(e) du logiciel PAACO-GLOBULE
6) Participer à la qualité/gestion des risques

Expérience sur un poste similaire souhaitée ; Diplôme d’État d'Infirmier exigé
Savoirs – faire
• Connaissances du fonctionnement des établissements sociaux et médico sociaux
• Connaissances enjeux financiers des EHPAD
• Connaissances juridiques et sociales en matière de dispositifs d’aides (APA, aide sociale, APL…)
• Connaissances sur les différents dispositifs de protection juridique (tutelle, curatelle…)
• Connaissances générales des techniques de gestion administrative
• Maitrise des outils informatiques
• Notions de base des techniques de communication orale et écrite
• Capacité à gérer et/ou créer un système de classification
Savoirs – être
• Savoir accueillir
• Être autonome, rigoureux et discret
• Avoir le sens de l'organisation et des priorités
• Avoir un esprit d'équipe, être capable de travailler en équipe
• Avoir une grande capacité d'écoute
• Faire preuve d’un bon relationnel