Contexte du poste :
Le Secrétariat Général, rattaché à la Direction Générale des Services, regroupe les entités en charge des assemblées, du courrier et des représentations institutionnelles
Au cœur du processus décisionnel de l'institution, il organise le fonctionnement de l'assemblée régionale en pilotant le processus délibératif en relation étroite avec les différents pôles.
Au service des élus, il pilote les moyens attribués aux groupes politiques, les crédits de formation des conseillers régionaux, les représentations permanentes (désignations au sein des organismes extérieurs) et ponctuelles (représentation du président, mandats spéciaux) de l'institution.
Garant de l'acheminement du courrier à ses destinataires internes et externes, il propose et met en œuvre une politique d'expédition et d'affranchissement des courriers permettant d'articuler sécurité, rapidité et économie. Il assure la traçabilité du processus de traitement des courriers entrants et documents internes au moyen d'un outil de gestion informatisé dont il assure la maintenance.

Le Secrétariat Général (SG) est structuré comme suit :
Direction : secrétaire général et secrétaire général adjoint - Assistance de direction
Un service " Assemblées " qui pilote le processus délibératif et administre les moyens des groupes d'élus
Un service " Interface et Appuis fonctionnels " qui gère en interface avec le cabinet les représentations de l'institution et le courrier du Président d'une part, et assure des prestations de gestion juridique, administrative et financière au bénéfice des autres services du SG, d'autre part
Un service " Courrier " qui assure la gestion des courriers entrants et sortants.

Finalité du métier :
Sous l'autorité du Manager de Direction, le manager intermédiaire est chargé de l'organisation et de la réalisation opérationnelle des dispositifs correspondant aux missions du service et concourant à la mise en œuvre des politiques publiques ou fonctionnelles en mobilisant les ressources nécessaires. Il assure le management opérationnel des équipes organisées le cas échéant en multi-sites et en secteurs et leur décline des objectifs opérationnels en supervisant leur réalisation.

Activités du métier :
Superviser l'organisation de son service en fonction des compétences nécessaires et disponibles, tout en veillant à la cohérence des pratiques professionnelles et à l'adhésion des collaborateurs dont il a la responsabilité ,
Aider à la décision et mobiliser son expertise et celle de ces collaborateurs dans son domaine d'intervention ,
Conduire des réunions d'équipes et/ou de négociation avec les partenaires internes et externes ,
Participer à l'élaboration des documents administratifs nécessaire à la tenue des différentes instances régionales ,
Manager les ressources humaines du service : gestion d'équipes pluridisciplinaires, mise en place de délégations, mobilisation des compétences, motivation des équipes, hiérarchisation des priorités, coordination des entretiens et évaluations annuelles, régulation les relations internes, préservation de la qualité des conditions de travail, etc... ,
Piloter, coordonner et prioriser l'activité des équipes et améliorer les dispositifs de contrôle et de suivi ,
Donner du sens et favoriser la circulation de l'information et de la communication ,
Prendre toute décision à l'échelle du service au moyen d'éléments de diagnostic, d'analyse et de proposition ,
Évaluer l'activité du Service et partager ses résultats avec la hiérarchie et ses équipes ,
Être force de proposition sur l'optimisation des ressources ,
Contribuer à la sécurisation de l'institution en mettant en œuvre les processus définis ,
Conduire le projet de Service et suivre sa mise en œuvre.

Activités spécifiques :
Superviser et piloter le processus décisionnel de son point de départ (création du projet de décision) à son point d'arrivée (rendu exécutoire et publicité des décisions) :
- Organiser et superviser le contrôle qualité par les référents internes assemblées sur les projets de délibération dès leur validation par le Directeur Général Adjoint
- Superviser la gestion des risques liés aux conflits d'intérêts en lien avec le coordonnateur et les référents internes au SG
- Coordonner entre les différents acteurs la validation et la constitution des dossiers à inscrire à l'ordre du jour des instances
- Organiser le suivi des validations dans l'Outil Délibérations et Instances (ODIN), le cas échéant en assurant sa mise à jour
- Assurer un reporting aux étapes clés du processus et poser les alertes
- Assurer l'envoi de l'ordre du jour aux conseillers régionaux via l'outil de mise à disposition des dossiers de séances (KBox) et publication intranet
- Contrôler la conformité aux envois Kbox de l'ordre du jour des Commissions thématiques en lien avec les conseillers et assistants thématiques
- Après vote, superviser la bonne réalisation des opérations de télétransmission au contrôle de légalité ainsi que la réalisation de la publicité des actes et PV

Contribuer à l'organisation et participer aux instances les jours des commissions thématiques (Lille ou Amiens), les jours de séances plénières et/ou commissions permanentes.

Participer aux côtés de la responsable de service à l'animation d'équipe.

Conditions de travail :
- Complexités relationnelles
- Travail sur écran
- Amplitude horaires en fonction du calendrier institutionnel (avec des périodes moyennes et hautes d'activités -disponibilités les jours d'envoi, les veilles d'instances et les jours d'instances).

Les avantages proposés par la collectivité :
- 5 formules de temps de travail ouvertes à tous les agents
- Participation de la région à une protection sociale complémentaire avantageuse pour l'agent et ses ayants - droits,
- Aide complémentaire RQTH
- L'allocation de garde " jeunes enfants " pour les agents dont l'indice majoré est inférieur à 486
- Prise en charge à hauteur de 75% des frais de trajet domicile-travail pour le transport en commun
- Titres restaurant ou carte restaurant d'une valeur faciale de 8,50 € comprenant une prise en charge de l'employeur
- Le chèque cadeau de la Région de fin d'année pour les enfants de 11 à 16 ans d'une valeur de 30 € pour tous les parents (agents séparés/divorcés dans la collectivité cela n'ouvre le droit qu'à un seul chèque cadeau)
- Les structures associatives : le CNAS propose une offre complète de services et de billetterie ; les structures associatives locales offrant des actions centrées sur la convivialité.

Résidence administrative : LILLE ou AMIENS

Diplômes : niveau bac + 5
Expérience en management : 3 ans minimum

Profil requis :
Capacité à manager
Capacité à définir et maîtriser les délais
Force de proposition
Capacités organisationnelles
Rigueur
Capacité d'animation d'équipe
Diplomatie
Sens du contact et qualités relationnelles confirmés
Confidentialité
Discrétion
Disponibilité

Maîtrise des outils informatiques et logiciels de l'Institution

Permis B