Agent(e) d'accueil, de secrétariat et complétude administrative
Offre n° O062261013000651
Publiée le 13/10/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
18 rue Neuve - BP 90009, Lillers (Pas-de-Calais (62))
Poste à pourvoir le
16/11/2026
Date limite de candidature
12/11/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Nombre de postes
3
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle social
Missions / conditions d'exercice
1. Missions principales du poste
L’agent assure le premier contact avec les usagers du CCAS et garantit un parcours « sans couture ». Expert de l'accueil inconditionnel de proximité et de l'instruction administrative, il
permet à l’usager d’obtenir une information fiable, un soutien immédiat et d’accompagner ses démarches dès le premier niveau intervention, avec orientation vers un niveau 2 quand
nécessaire
A. Accueil, orientation et accompagnement inconditionnel de proximité
- Assurer l'accueil physique (en alternance tournante au sein de l'équipe) et téléphonique pour l'ensemble des services du CCAS.
- Accueillir, renseigner et orienter les personnes concernées avec bienveillance, respect, écoute active et empathie
- Analyser rapidement les demandes pour identifier les demandes , et assurer une orientation si nécessaire
- Gérer les flux, organiser les prises de rendez-vous et veiller à ce qu'aucun usager ne reparte sans solution
B. Gestion administrative, secrétariat et logistique de premier niveau
- Assurer la centralisation et le suivi de l’ensemble des sollicitations entrantes et sortantes (accueil physique et téléphonique, gestion de la boîte mail générique du
service, et de la messagerie vocale)
- Tenir à jour les fichiers, registres et bases de données des différents services, permanences et partenaires (ex: registre santé-sécurité, cahier d'accidents bénins).
- Assurer la bonne tenue générale de l'espace d'accueil (propreté, affichage réglementaire, mise à jour des supports d'information et documentation à disposition du public).
- Participer à la logistique interne (ouverture/fermeture du service, relais des informations transversales auprès des équipes).
C. Instruction administrative polyvalente et complétude des dossiers
- Animer les créneaux dédiés à l'accompagnement administratif approfondi (sur rendez-vous) pour aider les usagers dans la constitution de dossiers administratifs simples (ex: SNE, FSL, aide énergie, etc.).
- Exercer une véritable mission de sécurisation et de premier niveau d'expertise en vérifiant la rigueur, la complétude et la validité des pièces justificatives fournies.
- Expliquer les formulaires complexes et constituer des dossiers parfaitement fiables avant leur transmission pour validation aux services spécialisés, afin d'éviter les allers- retours inutiles aux usagers.
- Veiller à actualisation de la base de données usagers pour incarner concrètement le principe du « Dites-le nous une fois » et éviter toute redondance dans les démarches
L’agent assure le premier contact avec les usagers du CCAS et garantit un parcours « sans couture ». Expert de l'accueil inconditionnel de proximité et de l'instruction administrative, il
permet à l’usager d’obtenir une information fiable, un soutien immédiat et d’accompagner ses démarches dès le premier niveau intervention, avec orientation vers un niveau 2 quand
nécessaire
A. Accueil, orientation et accompagnement inconditionnel de proximité
- Assurer l'accueil physique (en alternance tournante au sein de l'équipe) et téléphonique pour l'ensemble des services du CCAS.
- Accueillir, renseigner et orienter les personnes concernées avec bienveillance, respect, écoute active et empathie
- Analyser rapidement les demandes pour identifier les demandes , et assurer une orientation si nécessaire
- Gérer les flux, organiser les prises de rendez-vous et veiller à ce qu'aucun usager ne reparte sans solution
B. Gestion administrative, secrétariat et logistique de premier niveau
- Assurer la centralisation et le suivi de l’ensemble des sollicitations entrantes et sortantes (accueil physique et téléphonique, gestion de la boîte mail générique du
service, et de la messagerie vocale)
- Tenir à jour les fichiers, registres et bases de données des différents services, permanences et partenaires (ex: registre santé-sécurité, cahier d'accidents bénins).
- Assurer la bonne tenue générale de l'espace d'accueil (propreté, affichage réglementaire, mise à jour des supports d'information et documentation à disposition du public).
- Participer à la logistique interne (ouverture/fermeture du service, relais des informations transversales auprès des équipes).
C. Instruction administrative polyvalente et complétude des dossiers
- Animer les créneaux dédiés à l'accompagnement administratif approfondi (sur rendez-vous) pour aider les usagers dans la constitution de dossiers administratifs simples (ex: SNE, FSL, aide énergie, etc.).
- Exercer une véritable mission de sécurisation et de premier niveau d'expertise en vérifiant la rigueur, la complétude et la validité des pièces justificatives fournies.
- Expliquer les formulaires complexes et constituer des dossiers parfaitement fiables avant leur transmission pour validation aux services spécialisés, afin d'éviter les allers- retours inutiles aux usagers.
- Veiller à actualisation de la base de données usagers pour incarner concrètement le principe du « Dites-le nous une fois » et éviter toute redondance dans les démarches
Profils recherchés
Profil, compétences et aptitudes requises
Savoirs
- Connaissance approfondie de l'organisation, des missions et du fonctionnement du CCAS ainsi que des droits et obligations des fonctionnaires.
- Maîtrise des procédures d’instruction administrative simple
- Notions fondamentales de l'action sociale territoriale et des partenaires institutionnels locaux.
Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie) et capacité d'adaptation rapide aux différents logiciels métiers.
- Maîtrise des techniques d’accueil physique, de téléphonie et de gestion des équipements associés.
- Maîtrise des techniques d'entretien d'accueil, d'écoute active, de reformulation et d'aide à la constitution de dossiers.
- Rigueur administrative, esprit de synthèse et fiabilité dans la transmission des notes de liaison et des informations factuelles.
- Capacité à gérer son temps, à prioriser les demandes et à faire face à des pics d'activité ou de tension.
Savoir-être
- Sens prononcé du contact, de l'écoute, de la patience et de l'empathie face à des publics vulnérables ou en détresse.
- Posture professionnelle rassurante, neutralité et courtoisie permanente.
- Discrétion professionnelle absolue, respect strict de la confidentialité et du secret partagé.
- Esprit d'équipe et capacité à travailler en réseau interne avec les travailleurs sociaux et les différents pôles.
Savoirs
- Connaissance approfondie de l'organisation, des missions et du fonctionnement du CCAS ainsi que des droits et obligations des fonctionnaires.
- Maîtrise des procédures d’instruction administrative simple
- Notions fondamentales de l'action sociale territoriale et des partenaires institutionnels locaux.
Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie) et capacité d'adaptation rapide aux différents logiciels métiers.
- Maîtrise des techniques d’accueil physique, de téléphonie et de gestion des équipements associés.
- Maîtrise des techniques d'entretien d'accueil, d'écoute active, de reformulation et d'aide à la constitution de dossiers.
- Rigueur administrative, esprit de synthèse et fiabilité dans la transmission des notes de liaison et des informations factuelles.
- Capacité à gérer son temps, à prioriser les demandes et à faire face à des pics d'activité ou de tension.
Savoir-être
- Sens prononcé du contact, de l'écoute, de la patience et de l'empathie face à des publics vulnérables ou en détresse.
- Posture professionnelle rassurante, neutralité et courtoisie permanente.
- Discrétion professionnelle absolue, respect strict de la confidentialité et du secret partagé.
- Esprit d'équipe et capacité à travailler en réseau interne avec les travailleurs sociaux et les différents pôles.
Contact et modalités de candidature
Contact
0321616464
Informations complémentaires
Sans réponse de notre part dans un délais de 2 mois, veuillez considérer que votre candidature n'est pas retenue.
Merci d'avance.
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.