Missions du poste : Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’établissement. Assurer une assistance administrative polyvalente notamment pour les Pôles Infrastructures numériques et Usages du réseau.

Condition d’accès : filière administrative - Cadres d’emplois des adjoints administratifs territoriaux de catégorie C.
Groupe fonction RIFSEEP : Groupe 1
Relations hiérarchiques : ce poste est sous l’autorité de la Directrice au sein du pôle Ressources.
Relations fonctionnelles : avec l’ensemble des services, plus spécialement développées avec les chefs de pôle Infrastructures et Usages du réseau.
Relations extérieures : collectivités, grand public principalement par téléphone

Activités :
- Maintenir l’accueil et orienter le public vers les différents services.
- Assurer une réponse de premier niveau aux interrogations posées par les usagers, notamment concernant le déploiement FTTH et le raccordement au réseau de fibre optique
- Participer à la gestion des moyens matériels du syndicat mixte (fournitures, flotte automobile…)
- Gérer le courrier entrant et sortant et participer à la diffusion de l’information interne
- Participer à la constitution des tableaux de suivi et au renommage de fichiers numériques permettant le suivi financier des opérations d’investissement
- Assurer la mise en forme de documents permettant de faciliter le suivi des projets opérationnels
- Organiser des réunions de suivi de projet sur les territoires et réaliser les invitations par mail
- Réaliser des tâches administratives à la demande de la Directrice

Modalités d’exercice
Travail de bureau, Temps complet, Horaires réguliers, nécessité de présence régulière pour l’accueil physique, Télétravail non-obligatoire limité à 1 journée par semaine.
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public

Formation / expérience
 Connaissances de l’environnement des collectivités territoriales
 Connaissances bureautiques et des logiciels métier

Compétence professionnelles et techniques :
 Savoir planifier son travail et gérer les priorités
 Respecter les délais réglementaires
 Qualités rédactionnelles requises
 Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel…)
 Fonctionnement du standard téléphonique, d’internet
 Techniques rédactionnelles administratives
 Technique d'accueil, de communication et de régulation
 Technique de médiation et de négociation
 Technique de secrétariat (prise de note…)
 Technique de recherche d’information
 Technique de gestion de planning
 Technique de classement


Qualités requises
Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d’écoute et de compréhension
Excellentes qualités relationnelles
Autonomie
Qualités organisationnelles
Etre force de proposition
Capacité d'adaptation
Réactivité
Sens du travail en équipe