VOS MISSIONS
Le responsable du pôle Administratif est chargé de fonctions administratives d'application et chef d'équipe.
Il assure des tâches de gestion administrative et de gestion courante de la collectivité. Il participe à la rédaction des actes juridiques. Il recueille, traite, sauvegarde et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service.
Il informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Il encadre et coordonne l'ensemble des agents du pôle Administratif.

MISSIONS PRINCIPALES
Chef de pôle :
- Encadrement d'une équipe de 3 personnes : management, entretiens annuels, coordination et planning, gestion des congés, remplacements et des nécessités de service, etc.
- Traitement des indicateurs du service, rédaction des rapports d'activités de la collectivité
- Participation aux réunions des chefs de pôle

Agent d'accueil et services à la population :
o Accueil :
- Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers physiquement, par téléphone ou par mail
- Accueillir les familles en deuil et les couples pour les PACS
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier entrant
- Gérer les courriers sortants et signature des élus, du DGS

o Secrétariat :
- Établir les actes administratifs, rédiger des courriers de réponse
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées (administrative, financière...)
- Saisir, mettre en forme des documents divers en utilisant notamment les normes FALC (courriers, rapports, affiches, flyers...), les reproduire et les diffuser
- Classer et archiver les documents et informations
- Commander et gérer les stocks des fournitures de bureau de la collectivité

o Services à la population :
- Urbanisme : gérer la commission des impôts et suivre les TAM, réaliser le suivi de la TLPE, saisir et suivre les dossiers d'urbanisme départ et retour en lien avec les services instructeurs de GBCA et renseigner les administrés sur le PLU
- Elections : préparer les scrutins électoraux, tenir les listes électorales, organiser les réunions de commission électorale, participer aux opérations électorales le jour du scrutin
- Recensement, Etat civil : traiter les actes d'état civil (naissance, mariage, décès, acte de notoriété ou notarié, livret de famille), dossiers de mariage, attestations d'accueil des étrangers, etc.
- Gérer le cimetière (vente de concessions)
- Délivrance des titres sécurisés (cartes d'identité et passeport)
- Gérer le recensement militaire et transmission à l'INSEE

Missions pour le CCAS :
- Traiter le listing et les invitations Repas et colis de fin d'année
- Coordonner le service courses et les ateliers équilibre
- Traiter et suivre les dossiers d'obligation alimentaire

Eco-référent de la collectivité :
- En lien avec la DGS, suivi des plans d'adaptation et d'atténuation du changement climatique pour favoriser les actions de transition écologique dans la collectivité : achat durable, numérique responsable, actions santé et alimentation, mobilité durable, etc.

Relations de travail :
Les administrés, les élus, les différents services de la mairie, les prestataires de service et partenaires extérieurs, les services de l'Etat et des autres collectivités territoriales

Responsabilités :
Sous la responsabilité de la DGS et du Maire
Régisseur et Officier d'Etat Civil

CONDITIONS D'EXERCICE
Temps complet 37h/semaine - Présence sur 5 jours par semaine - Pas de travail le dimanche et jours fériés (hors élections) - Télétravail compatible avec les missions (Réservé aux titulaires sur poste permanent) - Astreinte élections - Catégorie sédentaire - Encadrement de personnel et gestion d'un budget