Au sein du pôle solidarités, qui conduit l'action sociale sur le territoire des Hauts-de-Seine, la direction des prestations, du financement et du budget est chargée de l'instruction administrative, du versement des aides sociales départementales et du pilotage des prestations. En lien étroit avec les autres directions du pôle, elle instruit l'ensemble des conventions partenariales, pilote les subventions et suit l'exécution de l'ensemble des marchés publics. Elle est responsable également de toute l'activité juridique liée à l'accès des usagers à leur dossier ou aux recours, en lien avec la Direction des Affaires Juridiques et l'Assemblée.
Son action s'inscrit dans un schéma interdépartemental d'organisation sociale et médico-sociale des Yvelines et des Hauts-de-Seine en faveur de la petite enfance, des familles, des personnes âgées, des personnes handicapées et des plus fragiles.

En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d'une collectivité territoriale solidaire et innovante.

MISSIONS :

Placé(e) sous l'autorité du chef d'unité Conventions, financements et marchés (UCFM), vos tâches principales consistent à assurer le suivi et la gestion administrative et financière des partenariats mis en place par le Pôle Solidarités.

Par ailleurs, vous participez, en collaboration avec des chargés de projets de l'unité le cas échéant, au contrôle et à l'évaluation de la réalisation des activités menés par les opérateurs ainsi qu'à la vérification de la bonne utilisation des financements alloués dans le cadre des subventionnements ou marchés publics et plus globalement à la bonne exécution de nos contrats.

ACTIVITES :

Gestion et suivi d'opérateurs sur le plan administratif :
- Instruire les dossiers de demande de subvention et de marchés publics et proposer des avis sur les projets (réalisation d'analyse et de synthèse) ;
- Appliquer et suivre les procédures de décisions des assemblées délibérantes et assurer l'exécution administrative des marchés publics (bons de commande, conformité des factures, etc.) ;
- Engager et liquider les dépenses ;
- Proposer et élaborer des procédures de suivi et de contrôle (et outils afférents) ;
- Planifier les étapes d'exécution des subventions et des marchés (comité de pilotage, revue de gestion, etc.) ;
- Suivre le respect des obligations résultant des subventions et des marchés publics.

Contrôle et évaluation de l'exécution du service fait (en matière de subvention ou de marché public) en ayant la responsabilité :
- d'analyser l'ensemble des documents de suivi et de contrôle (courriers des opérateurs, factures, compte-rendu financier des actions, tableaux et rapport d'activité, etc.) et les traiter en amont (élaborer des préconisations, proposer des projets de réponse aux courriers, etc.) ;
- d'assurer, le cas échéant, la mise en conformité des factures ;
- de suivre les statistiques administratives et tableaux de bord se rapportant à l'activité concernée ;
- de participer aux rencontres avec les opérateurs ;
- de recueillir, dans le cadre du contrôle interne de l'exécution des prestations / actions, des informations nécessaires à l'évaluation de la réalisation des activités menées par les opérateurs ainsi qu'à la vérification de la bonne utilisation des financements alloués dans le cadre des subventions ou des marchés publics.

Outil et pilotage :
- Participer à la rédaction des pièces administratives des subventions (formulaire de demande de subvention, rapports, délibérations, conventions, etc.) et des marchés publics (participation au montage des dossiers de consultation des entreprises (DCE), rapport d'analyse des offres et des candidatures, notes relatives à la reconduction des marchés, etc.)
- Tenir et mettre à jour des tableaux de bords de suivi (notamment les tableaux de suivi budgétaire) ;
- Suivre et coordonner l'exécution budgétaire des subventions et des marchés (suivi des engagements, liquidations, ordonnancements des marchés publics, etc.) et participer, avec le chef d'unité, à l'élaboration des budgets ;
- Tenir et mettre à jour les dossiers administratifs (classement, archivage).

Communication :
- Recueillir et échanger des informations avec les opérateurs et avec d'autres services du Département (Contrôle de gestion, Guichet unique, Direction de l'audit, du contrôle et de l'évaluation des politiques publiques (DACEP), etc.) ;
- Etudier et proposer des réponses aux questions des opérateurs ;
- Rédiger des notes et des actes administratifs.

- Adjoint administratif territorial titulaire ou contractuel (recrutement sur la base de l'article L332-14 du Code général de la fonction publique)
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'administration départementale ainsi que de son environnement institutionnel
- Connaissance des procédures administratives, financières et comptables notamment celles afférentes à la passation et à l'exécution des marchés publics et conventions
- Capacité à communiquer sur les objectifs et les projets
- Maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel) et de la conception de tableaux de bord
- Aptitude à analyser et synthétiser l'information (données d'activité et financière)
- Capacités rédactionnelles
- Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation
- Méthode, sens de l'analyse et esprit de synthèse
- Autonomie, adaptabilité, réactivité et capacité à savoir gérer les priorités
- Aptitude au travail en équipe et bon relationnel