Gestion de l’accueil

Accueillir, informer et orienter les personnes.
Gérer la réception des différents dossiers, des plis et des colis.
Alimenter l’outil collaboratif avec les informations et données recueillies (registre de prêt, tableau des anomalies, planificateur …).
Gérer les appels téléphoniques.
Donner un premier niveau d’information sur les activités du CIG à partir des documents fournis par les directions et services concernés.
Participer à l’amélioration continue de la démarche qualité à l’accueil conformément à la certification ISO 9001.
Gérer les badges d’accès de l’ensemble des agents du CIG (mise à disposition des badges provisoires, récupération des badges lors des départs, etc.).
Gérer les badges temporaires mis à disposition des intervenants extérieurs lors des travaux, des opérations de maintenance, des visites de prestataires de service, etc.).
Réserver les taxis.
Contrôler l’accès aux locaux du CIG, y compris le parking.
Gérer les situations conflictuelles éventuelles.
Alerter en cas de malaise, d’intrusion, d’alarme incendie ou de tout autre signalement de la part de tiers.

Gestion administrative et financière

Gérer les plannings de réservation des véhicules et valider les demandes.
Informer le responsable du parc des véhicules des dysfonctionnements constatés par les utilisateurs et des besoins.
Gérer les plannings de réservation internes et externes des salles et valider les demandes.
Rédiger les réponses conformément aux modèles disponibles dans la base accueil.
Établir les bons de commande relatifs aux dépenses liés au marché traiteur.
Validation de la facturation.
Participer aux mises à jour des procédures.

Gestion du courrier

Courrier départ : effectuer la mise sous pli, la confection d’étiquettes, le ramassage, le tri, l’affranchissement et l’envoi du courrier.
Courrier interne : procéder à la collecte, au tri et à la distribution des plis internes et parapheurs aux différents points de collecte.
Tenir les statistiques sur l’activité courrier.

Reprographie

Organiser et réaliser les travaux d’impression.
Régler les machines et contrôler la qualité des documents reprographiés.
Agrafer, réaliser des reliures, massicoter, plier, mettre sous pli certains documents, selon les besoins.
Assurer la diffusion des documents reprographiés en interne et en externe.
Entretenir le matériel (copieurs, plieuse inséreuse, encolleuse, massicot).
Approvisionner les services et les points reprographie en consommables (papier).

Gestion des consommables

Assurer la gestion des stocks d’enveloppes, de papier et autres consommables liés à son activité.
Gérer les points de stockage et de distribution des enveloppes et du papier (agencement, étiquetage, rangement, etc.).
Former les collègues à ses activités dans le cadre de la polyvalence.
Préparer l’archivage de documents liés à son activité.

Exploitation de logiciels spécifiques

EASYREQUEST pour la gestion des réservations des salles et des véhicules.
CIRIL pour la gestion financière des dossiers (établissement des bons de commande, suivi budgétaire etc. …).
EXCEL pour réaliser les tableaux de suivi.
MITEL IN ATTEND pour la gestion du standard.
SHAREPOINT pour la gestion de la base de connaissances collaborative.
Logiciels prestataires (La poste, affranchissement, UGAP …).