Chargé d’affaires administratives (h/f)
Offre n° O094260320000335
Publiée le 20/03/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
La ville d'Arcueil, commune de plus de 22 000 habitants est située en première couronne parisienne et idéalement desservie par les transports.
Sa politique locale de proximité se caractérise par la transition écologique et s'inscrit dans une tradition de concertation citoyenne.
Avec un tissu associatif riche et diversifié, Arcueil, ville inclusive qui dispose d'un ensemble d'infrastructures et d'équipements favorisant une multitude d'activités culturelles, éducatives, sportives, de solidarités et de liens sociaux.
Sa politique locale de proximité se caractérise par la transition écologique et s'inscrit dans une tradition de concertation citoyenne.
Avec un tissu associatif riche et diversifié, Arcueil, ville inclusive qui dispose d'un ensemble d'infrastructures et d'équipements favorisant une multitude d'activités culturelles, éducatives, sportives, de solidarités et de liens sociaux.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 42 rue Cauchy, Arcueil (Val-de-Marne (94))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Assurer la gestion administrative essentielle du secrétariat général, structurer les processus internes (courrier, assurances, actes), accompagner la montée en compétences de l’équipe et contribuer à la préparation optimale des conseils municipaux, à la simplification et à la modernisation de la gestion administrative.
Missions / conditions d'exercice
Gestion administrative et organisationnelle :
- Organisation du traitement du courrier entrant et sortant (tri, enregistrement, diffusion, suivi).
- Enregistrement du courrier en l’absence des agents chargés du courrier.
- Production et suivi des actes administratifs (arrêtés, décisions, délibérations).
- Préparation administrative des conseils municipaux (collecte des pièces, mise en forme, coordination).
Appui et conseil aux services municipaux :
- Conseil administratif auprès des services : procédures, actes, courrier, bonnes pratiques.
- Accompagnement dans la préparation des dossiers soumis aux instances sans se substituer au services concernés (qualité, conformité, complétude).
- Soutien méthodologique pour sécuriser les pratiques administratives.
- Interface entre les services et le secrétariat général pour fluidifier les échanges.
Gestion financière :
- Saisie et suivi des bons de commande.
- Participation à l’exécution budgétaire : engagements, rapprochement, service fait, suivi des lignes de crédits.
- Contribution à la préparation budgétaire avec le directeur du secrétariat général: collecte des besoins, mise en forme, suivi des arbitrages.
- Suivi budgétaire du secrétariat général avec le directeur.
Contrôle, conseil et assistance juridique :
- Exercer un contrôle sur la légalité des actes.
- Vérifier la conformité de l'acte à ses pièces annexes.
- Assurer le caractère exécutoire de l'acte.
Structuration et optimisation des processus internes :
- Structuration et fluidification de la fonction courrier (procédures, outils, circuits).
- Mise en place d’un suivi rigoureux des assurances.
- Fiabilisation de la production des actes : conformité juridique, archivage, traçabilité.
- Optimisation de l’affranchissement en lien avec les appariteurs et services.
Développement de la polyvalence de l’équipe :
- Accompagnement des deux assistant·e·s du secrétariat général dans la montée en compétences.
- Proposer la meilleure répartition et organisation des tâches pour renforcer la polyvalence avec le directeur.
- Appui méthodologique et formation interne.
Soutien aux instances et à la gouvernance :
- Appui direct au directeur pour la préparation des conseils municipaux.
- Vérification de la qualité et de la complétude des dossiers.
- Participation à la bonne tenue des séances (logistique, documents, suivi).
Gestion des risques et des assurances :
- Suivi des contrats d’assurance (renouvellements, avenants, conformité).
- Déclaration, traitement et suivi des sinistres.
- Mise en place d’outils de pilotage : tableaux de bord, échéanciers, indicateurs de risques.
- Interface avec les assureurs, experts et services municipaux concernés.
- Contribution à la prévention des risques administratifs et organisationnels.
- Organisation du traitement du courrier entrant et sortant (tri, enregistrement, diffusion, suivi).
- Enregistrement du courrier en l’absence des agents chargés du courrier.
- Production et suivi des actes administratifs (arrêtés, décisions, délibérations).
- Préparation administrative des conseils municipaux (collecte des pièces, mise en forme, coordination).
Appui et conseil aux services municipaux :
- Conseil administratif auprès des services : procédures, actes, courrier, bonnes pratiques.
- Accompagnement dans la préparation des dossiers soumis aux instances sans se substituer au services concernés (qualité, conformité, complétude).
- Soutien méthodologique pour sécuriser les pratiques administratives.
- Interface entre les services et le secrétariat général pour fluidifier les échanges.
Gestion financière :
- Saisie et suivi des bons de commande.
- Participation à l’exécution budgétaire : engagements, rapprochement, service fait, suivi des lignes de crédits.
- Contribution à la préparation budgétaire avec le directeur du secrétariat général: collecte des besoins, mise en forme, suivi des arbitrages.
- Suivi budgétaire du secrétariat général avec le directeur.
Contrôle, conseil et assistance juridique :
- Exercer un contrôle sur la légalité des actes.
- Vérifier la conformité de l'acte à ses pièces annexes.
- Assurer le caractère exécutoire de l'acte.
Structuration et optimisation des processus internes :
- Structuration et fluidification de la fonction courrier (procédures, outils, circuits).
- Mise en place d’un suivi rigoureux des assurances.
- Fiabilisation de la production des actes : conformité juridique, archivage, traçabilité.
- Optimisation de l’affranchissement en lien avec les appariteurs et services.
Développement de la polyvalence de l’équipe :
- Accompagnement des deux assistant·e·s du secrétariat général dans la montée en compétences.
- Proposer la meilleure répartition et organisation des tâches pour renforcer la polyvalence avec le directeur.
- Appui méthodologique et formation interne.
Soutien aux instances et à la gouvernance :
- Appui direct au directeur pour la préparation des conseils municipaux.
- Vérification de la qualité et de la complétude des dossiers.
- Participation à la bonne tenue des séances (logistique, documents, suivi).
Gestion des risques et des assurances :
- Suivi des contrats d’assurance (renouvellements, avenants, conformité).
- Déclaration, traitement et suivi des sinistres.
- Mise en place d’outils de pilotage : tableaux de bord, échéanciers, indicateurs de risques.
- Interface avec les assureurs, experts et services municipaux concernés.
- Contribution à la prévention des risques administratifs et organisationnels.
Profils recherchés
Le "savoir"
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
• Maîtrise des procédures administratives et de la gestion du courrier,
• Notions solides en droit public et en production d’actes administratifs,
• Connaissance des règles de gestion des assurances dans le secteur public,
• Maîtrise des outils bureautiques et de rédaction administrative.
Le "savoir-faire"
• Avoir une très bonne orthographe et s’exprimer avec clarté oralement et par écrit (argumenter),
• Savoir écrire des courriers, courriels, notes, actes administratifs, présentations et de manière soignée,
• Savoir maîtriser les logiciels tels que : Word Excel,
• Etre capable d'appliquer rigoureusement les procédures établies,
• Savoir communiquer (capacité de reformulation et d'écoute),
• Aptitude à s'organiser et à travailler simultanément sur plusieurs problématiques , activités…
• Savoir prioriser et gérer les urgences,
• Avoir le sens de l'initiative,
• Avoir l'esprit d’équipe,
• Savoir rendre compte à hiérarchie,
• Etre rigoureux, sens du suivi et respect des délais,
• Etre en capacité à structurer des processus, à formaliser des procédures,
• Utiliser les logiciels métier : Mem Courrier, AIRS DELIB, SEDIT GF.
Le "savoir être"
• Savoir être discret (discrétion et confidentialité),
• Savoir conserver la neutralité su service public,
• Sens du service public et de la communication interne,
• Capacité à travailler en transversalité avec l’ensemble des services,
• Aptitude à accompagner et faire monter en compétences une équipe,
• Etre en capacité de travailler en équipe,
• Etre curieux et avoir envie d'apprendre,
• Etre rigoureux et soigneux,
• Savoir se concentrer et avoir le goût du contact,
• Etre disponible et attentif à ses interlocuteurs.
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
• Maîtrise des procédures administratives et de la gestion du courrier,
• Notions solides en droit public et en production d’actes administratifs,
• Connaissance des règles de gestion des assurances dans le secteur public,
• Maîtrise des outils bureautiques et de rédaction administrative.
Le "savoir-faire"
• Avoir une très bonne orthographe et s’exprimer avec clarté oralement et par écrit (argumenter),
• Savoir écrire des courriers, courriels, notes, actes administratifs, présentations et de manière soignée,
• Savoir maîtriser les logiciels tels que : Word Excel,
• Etre capable d'appliquer rigoureusement les procédures établies,
• Savoir communiquer (capacité de reformulation et d'écoute),
• Aptitude à s'organiser et à travailler simultanément sur plusieurs problématiques , activités…
• Savoir prioriser et gérer les urgences,
• Avoir le sens de l'initiative,
• Avoir l'esprit d’équipe,
• Savoir rendre compte à hiérarchie,
• Etre rigoureux, sens du suivi et respect des délais,
• Etre en capacité à structurer des processus, à formaliser des procédures,
• Utiliser les logiciels métier : Mem Courrier, AIRS DELIB, SEDIT GF.
Le "savoir être"
• Savoir être discret (discrétion et confidentialité),
• Savoir conserver la neutralité su service public,
• Sens du service public et de la communication interne,
• Capacité à travailler en transversalité avec l’ensemble des services,
• Aptitude à accompagner et faire monter en compétences une équipe,
• Etre en capacité de travailler en équipe,
• Etre curieux et avoir envie d'apprendre,
• Etre rigoureux et soigneux,
• Savoir se concentrer et avoir le goût du contact,
• Etre disponible et attentif à ses interlocuteurs.
Contact et modalités de candidature
Contact
0146150880
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire par mail à l'adresse : recrutement@mairie-arcueil.fr
Informations complémentaires :
• Régime indemnitaire
• Prime annuelle
• Adhésion au comité d’action sociale Casc (billetterie, voyages)
• Participation employeur aux frais de transport
• Participation employeur aux mutuelles santé conventionnée
• Participation employeur au restaurant inter-entreprises
• Participation employeur au Contrat de Groupe Prévoyance (maintien de salaire)
• Forfait mobilité durable
• Accès à l’offre de formation du CNFPT
• 1 jour de télétravail par semaine (sous condition)
• Accès à la flotte de véhicules municipaux (sous condition)
Informations complémentaires :
• Régime indemnitaire
• Prime annuelle
• Adhésion au comité d’action sociale Casc (billetterie, voyages)
• Participation employeur aux frais de transport
• Participation employeur aux mutuelles santé conventionnée
• Participation employeur au restaurant inter-entreprises
• Participation employeur au Contrat de Groupe Prévoyance (maintien de salaire)
• Forfait mobilité durable
• Accès à l’offre de formation du CNFPT
• 1 jour de télétravail par semaine (sous condition)
• Accès à la flotte de véhicules municipaux (sous condition)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.