Gestionnaire du service des assemblées
Offre n° O095240410000569
Publiée le 10/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Communauté d'agglomération de Cergy-Pontoise (13 communes, 216 000 habitants) pilote le développement d'un territoire en pleine expansion. Cergy-Pontoise est desservie par un réseau de transport performant qui vous lie à Paris en 30 minutes.
Lieu de travail
CERGY PONTOISE CEDEX
Poste à pourvoir le
09/06/2024
Date limite de candidature
09/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Assurez la préparation des différentes instances et garantissez le respect des échéances, la qualité des rapports et des documents produits :
• Etablissement des calendriers des instances et du tableau de suivi des inscriptions aux ordres du jour des instances,
• Réalisation des dossiers et convocations par courrier ou dématérialisées des élus et membres des différentes instances,
• Inscription des réunions dans agendas Outlook des directions, et réservation et préparation des salles ou organisation des visioconférences, via TEAMS.
Assurez le suivi des assemblées et le fonctionnement général de l’administration :
• Traitement des délibérations/décisions du Président et des arrêtés de délégation,
• Télétransmission des actes au contrôle de légalité,
• Formalisation des comptes – rendus,
• Tenue des tableaux de bord, documents supports, procédures.
Garantissez l’information des citoyens, des tiers et des communes :
• Publication des actes sur sites internet, et sur journaux d’annonces légales/ ou notification individuelle,
• Transmission par voie dématérialisée des dossiers de séance,
• Affichage réglementaire, et tenue des registres des actes,
• Gestion d’un site intranet dédié aux membres de la commission consultative des services publics locaux.
Formez les services aux logiciels métiers de préparation des instances et les accompagnez.
• Etablissement des calendriers des instances et du tableau de suivi des inscriptions aux ordres du jour des instances,
• Réalisation des dossiers et convocations par courrier ou dématérialisées des élus et membres des différentes instances,
• Inscription des réunions dans agendas Outlook des directions, et réservation et préparation des salles ou organisation des visioconférences, via TEAMS.
Assurez le suivi des assemblées et le fonctionnement général de l’administration :
• Traitement des délibérations/décisions du Président et des arrêtés de délégation,
• Télétransmission des actes au contrôle de légalité,
• Formalisation des comptes – rendus,
• Tenue des tableaux de bord, documents supports, procédures.
Garantissez l’information des citoyens, des tiers et des communes :
• Publication des actes sur sites internet, et sur journaux d’annonces légales/ ou notification individuelle,
• Transmission par voie dématérialisée des dossiers de séance,
• Affichage réglementaire, et tenue des registres des actes,
• Gestion d’un site intranet dédié aux membres de la commission consultative des services publics locaux.
Formez les services aux logiciels métiers de préparation des instances et les accompagnez.
Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité de la Directrice du Secrétariat général, vous assurez l’organisation et la coordination des différentes instances (délibératives et consultatives) en veillant au respect des procédures et des calendriers, et en élaborant les documents y afférents
Assurez la préparation des différentes instances et garantissez le respect des échéances, la qualité des rapports et des documents produits :
• Etablissement des calendriers des instances et du tableau de suivi des inscriptions aux ordres du jour des instances,
• Réalisation des dossiers et convocations par courrier ou dématérialisées des élus et membres des différentes instances,
• Inscription des réunions dans agendas Outlook des directions, et réservation et préparation des salles ou organisation des visioconférences, via TEAMS.
Assurez le suivi des assemblées et le fonctionnement général de l’administration :
• Traitement des délibérations/décisions du Président et des arrêtés de délégation,
• Télétransmission des actes au contrôle de légalité,
• Formalisation des comptes – rendus,
• Tenue des tableaux de bord, documents supports, procédures.
Garantissez l’information des citoyens, des tiers et des communes :
• Publication des actes sur sites internet, et sur journaux d’annonces légales/ ou notification individuelle,
• Transmission par voie dématérialisée des dossiers de séance,
• Affichage réglementaire, et tenue des registres des actes,
• Gestion d’un site intranet dédié aux membres de la commission consultative des services publics locaux.
Formez les services aux logiciels métiers de préparation des instances et les accompagnez.
Assurez la préparation des différentes instances et garantissez le respect des échéances, la qualité des rapports et des documents produits :
• Etablissement des calendriers des instances et du tableau de suivi des inscriptions aux ordres du jour des instances,
• Réalisation des dossiers et convocations par courrier ou dématérialisées des élus et membres des différentes instances,
• Inscription des réunions dans agendas Outlook des directions, et réservation et préparation des salles ou organisation des visioconférences, via TEAMS.
Assurez le suivi des assemblées et le fonctionnement général de l’administration :
• Traitement des délibérations/décisions du Président et des arrêtés de délégation,
• Télétransmission des actes au contrôle de légalité,
• Formalisation des comptes – rendus,
• Tenue des tableaux de bord, documents supports, procédures.
Garantissez l’information des citoyens, des tiers et des communes :
• Publication des actes sur sites internet, et sur journaux d’annonces légales/ ou notification individuelle,
• Transmission par voie dématérialisée des dossiers de séance,
• Affichage réglementaire, et tenue des registres des actes,
• Gestion d’un site intranet dédié aux membres de la commission consultative des services publics locaux.
Formez les services aux logiciels métiers de préparation des instances et les accompagnez.
Profils recherchés
Vous justifiez d’une expérience significative au sein d’une collectivité territoriale.
Connaissances
• Connaissance de l’environnement institutionnel
• Maîtrise des outils bureautiques : word, excel, outlook, teams, post office.
Qualités
Vous êtes doté.e de :
• Capacités d’organisation et d’adaptation aux imprévus,
• Capacités rédactionnelles,
• Appétence pour le numérique,
• Sens du relationnel et de la communication,
• Capacité à travailler en binôme.
Le poste requiert de la disponibilité lors de la préparation et de la tenue des instances
Connaissances
• Connaissance de l’environnement institutionnel
• Maîtrise des outils bureautiques : word, excel, outlook, teams, post office.
Qualités
Vous êtes doté.e de :
• Capacités d’organisation et d’adaptation aux imprévus,
• Capacités rédactionnelles,
• Appétence pour le numérique,
• Sens du relationnel et de la communication,
• Capacité à travailler en binôme.
Le poste requiert de la disponibilité lors de la préparation et de la tenue des instances
Contact
Contact
0134414243
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à l'adresse suivante : recrutement@cergypontoise.fr sous la référence : GSA/SL/2024
Pour davantage de renseignement, vous pouvez contacter
Monsieur le Président
Communauté d'Agglomération de Cergy-Pontoise
Hôtel d'Agglomération
Parvis de la Préfecture - CS 80309
95027 CERGY PONTOISE CEDEX
Dans le cadre de sa politique de recrutement, la Communauté d'Agglomération de Cergy-Pontoise lutte contre toutes les formes de discrimination et reconnaît tous les talents.
Pour davantage de renseignement, vous pouvez contacter
Monsieur le Président
Communauté d'Agglomération de Cergy-Pontoise
Hôtel d'Agglomération
Parvis de la Préfecture - CS 80309
95027 CERGY PONTOISE CEDEX
Dans le cadre de sa politique de recrutement, la Communauté d'Agglomération de Cergy-Pontoise lutte contre toutes les formes de discrimination et reconnaît tous les talents.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.