RESPONSABLE DES INSTANCES ET DES AFFAIRES GENERALES
Offre n° O974251202000696
Publiée le 04/12/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
9 chemin de joli fond basse terre, Saint-Pierre (La Réunion (974))
Poste à pourvoir le
15/01/2026
Date limite de candidature
05/01/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Service et direction de rattachement : Direction administrative et juridique/Direction générale des services
Raison : Rédacteur principal territorial 2ème classe par voie de mutation interne
Objectifs : Sous l'autorité et la responsabilité de la Directrice Générale des Services, l'agent devra assurer le pilotage, la coordination et la gestion des affaires suivantes :
- Services Instances et affaires générales
- Accueil administratif
- Archivage
Raison : Rédacteur principal territorial 2ème classe par voie de mutation interne
Objectifs : Sous l'autorité et la responsabilité de la Directrice Générale des Services, l'agent devra assurer le pilotage, la coordination et la gestion des affaires suivantes :
- Services Instances et affaires générales
- Accueil administratif
- Archivage
Missions / conditions d'exercice
Missions et activités principales :
SERVICES INSTANCES ET AFFAIRES GENERALES :
L’agent assure l’organisation matérielle et la gestion des instances délibérantes (hors Commissions des Appels d’Offres – CAO) et opère la transmission et le suivi des actes administratifs en découlant.
Activités principales :
Instances :
- Préparation et suivi des comités syndicaux
- Elaboration des calendriers prévisionnels de préparation des instances
- Organisation matérielle des séances (réservation de salle, matériel, enregistrement, information des interventions)
- Transmission des convocations et des dossiers aux élus
- Collecte des éléments et élaboration de la note de synthèse et de l’ordre du jour (rapports, projets d’acte, annexes, notes…) en collaboration avec les différents services
- Élaboration des délibérations, des comptes-rendus et procès-verbaux de séance en liaison avec les services concernés
- Transmission des délibérations au contrôle de légalité afin de garantir le caractère exécutoire des actes
- Tenue du registre des délibérations et archivage
Suivi des actes autres que les délibérations :
- Transmission des actes au contrôle de légalité (arrêtés autres que individuels, décisions du Président)
- Suivi des opérations garantissant le caractère exécutoire des actes
- Tenue du registre des actes et archivage
- Suivi des signatures des conventions et des actes en lien avec les délibérations
- Préparation des RAA
- Classement et suivi des dossiers
Affaires générales et gestion du courrier et de l’information
- L’agent intervient également en pilotage et gestion sur tous les dossiers relevant des affaires générales et de la gestion des informations et dossiers transversaux en fonction des besoins de la direction générale (veille réglementaire, classement et centralisation des dossiers par site, suivi des mises en demeure…) et sur la partie institutionnelle (statuts, numéro de SIRET…)
- Suivi pour le compte de la direction générale de l’ensemble des informations internes et externes
- Gestion de l’agenda de la direction générale
- Secrétariat de la direction générale
- Secrétariat des réunions de la direction générale
- Suivi de la gestion des courriers de l’information
Archivage
Coordination des actions de la cellule archives :
- Mettre en place la politique en matière d’archives et proposer les mesures à prendre
- Aider à l’organisation du circuit de l’archivage, des conditions de conservation et de communication des archives
- Formation et information des professionnels
- Accompagner la mise en œuvre des dispositions légales, notamment celles relatives aux durées de conservation, à la communication des archives et à la dématérialisation
- Élaboration et mise à jour des procédures pour l’organisation de la collecte, de la conservation et de la communication de fonds d’archives
- Intervenir dans la vérification de la collecte et le traitement des fonds d’archives (conditionnement, port, classement) en conformité avec la réglementation
Relations fonctionnelles : Relations régulières avec les instances délibérantes
Relations fréquentes avec la Direction Générale, les Directions et les Services de la collectivité (finances, technique, ressources…)
SERVICES INSTANCES ET AFFAIRES GENERALES :
L’agent assure l’organisation matérielle et la gestion des instances délibérantes (hors Commissions des Appels d’Offres – CAO) et opère la transmission et le suivi des actes administratifs en découlant.
Activités principales :
Instances :
- Préparation et suivi des comités syndicaux
- Elaboration des calendriers prévisionnels de préparation des instances
- Organisation matérielle des séances (réservation de salle, matériel, enregistrement, information des interventions)
- Transmission des convocations et des dossiers aux élus
- Collecte des éléments et élaboration de la note de synthèse et de l’ordre du jour (rapports, projets d’acte, annexes, notes…) en collaboration avec les différents services
- Élaboration des délibérations, des comptes-rendus et procès-verbaux de séance en liaison avec les services concernés
- Transmission des délibérations au contrôle de légalité afin de garantir le caractère exécutoire des actes
- Tenue du registre des délibérations et archivage
Suivi des actes autres que les délibérations :
- Transmission des actes au contrôle de légalité (arrêtés autres que individuels, décisions du Président)
- Suivi des opérations garantissant le caractère exécutoire des actes
- Tenue du registre des actes et archivage
- Suivi des signatures des conventions et des actes en lien avec les délibérations
- Préparation des RAA
- Classement et suivi des dossiers
Affaires générales et gestion du courrier et de l’information
- L’agent intervient également en pilotage et gestion sur tous les dossiers relevant des affaires générales et de la gestion des informations et dossiers transversaux en fonction des besoins de la direction générale (veille réglementaire, classement et centralisation des dossiers par site, suivi des mises en demeure…) et sur la partie institutionnelle (statuts, numéro de SIRET…)
- Suivi pour le compte de la direction générale de l’ensemble des informations internes et externes
- Gestion de l’agenda de la direction générale
- Secrétariat de la direction générale
- Secrétariat des réunions de la direction générale
- Suivi de la gestion des courriers de l’information
Archivage
Coordination des actions de la cellule archives :
- Mettre en place la politique en matière d’archives et proposer les mesures à prendre
- Aider à l’organisation du circuit de l’archivage, des conditions de conservation et de communication des archives
- Formation et information des professionnels
- Accompagner la mise en œuvre des dispositions légales, notamment celles relatives aux durées de conservation, à la communication des archives et à la dématérialisation
- Élaboration et mise à jour des procédures pour l’organisation de la collecte, de la conservation et de la communication de fonds d’archives
- Intervenir dans la vérification de la collecte et le traitement des fonds d’archives (conditionnement, port, classement) en conformité avec la réglementation
Relations fonctionnelles : Relations régulières avec les instances délibérantes
Relations fréquentes avec la Direction Générale, les Directions et les Services de la collectivité (finances, technique, ressources…)
Profils recherchés
Formations et qualifications nécessaires :
Justifier d'un diplôme de niveau 6 ou d’une qualification reconnue comme équivalente ou justifier du grade.
Le candidat devra avoir une expérience réussie sur un poste similaire.
Connaitre les collectivités territoriales, leurs missions, leur organisation, leurs compétences, leurs procédures et modalités de décision, les instances et procédures de décision de la collectivités
Savoir, savoir-faire, savoir-être :
- Autonomie
- Réactivité
- Sens de l’écoute, disponibilité, discrétion
- Respect des procédures et du cadre réglementaire et légal
- Bonne maitrise des outils et logiciels bureautique (Word/Excel/PWP)
- Aisance rédactionnelle
- Techniques rédactionnelles
- Connaissance générale des bases de la communication et de la documentation
- Connaissance du droit des collectivités territoriales
Justifier d'un diplôme de niveau 6 ou d’une qualification reconnue comme équivalente ou justifier du grade.
Le candidat devra avoir une expérience réussie sur un poste similaire.
Connaitre les collectivités territoriales, leurs missions, leur organisation, leurs compétences, leurs procédures et modalités de décision, les instances et procédures de décision de la collectivités
Savoir, savoir-faire, savoir-être :
- Autonomie
- Réactivité
- Sens de l’écoute, disponibilité, discrétion
- Respect des procédures et du cadre réglementaire et légal
- Bonne maitrise des outils et logiciels bureautique (Word/Excel/PWP)
- Aisance rédactionnelle
- Techniques rédactionnelles
- Connaissance générale des bases de la communication et de la documentation
- Connaissance du droit des collectivités territoriales
Contact et modalités de candidature
Contact
0262712818
Informations complémentaires
Organisation du temps de travail : 39 heures
Des déplacements ponctuels peuvent être demandés sur l’ensemble des sites gérés par ILEVA : formations / démarches liées aux fonctions / réunions externes
Candidatures : Poste disponible au 15 janvier 2026.
Lettre de motivation, curriculum vitae et dernier arrêté de situation administrative à adresser sous pli à Monsieur Le Président d’ILEVA, 17 chemin de Joli-Fonds – Basse-Terre - BP 560 - 97410 Saint-Pierre, ou par courrier électronique à drh@ileva.re avant le 05 janvier 2026.
Des déplacements ponctuels peuvent être demandés sur l’ensemble des sites gérés par ILEVA : formations / démarches liées aux fonctions / réunions externes
Candidatures : Poste disponible au 15 janvier 2026.
Lettre de motivation, curriculum vitae et dernier arrêté de situation administrative à adresser sous pli à Monsieur Le Président d’ILEVA, 17 chemin de Joli-Fonds – Basse-Terre - BP 560 - 97410 Saint-Pierre, ou par courrier électronique à drh@ileva.re avant le 05 janvier 2026.
Adresse de l'employeur
SMTD/ILEVA
>9 chemin de joli fond basse terre
97410 Saint pierre
>9 chemin de joli fond basse terre
97410 Saint pierre
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.